Executive Assistant
hace 4 días
En Compara estamos buscando a una persona extremadamente organizada, orientada al detalle y con amplia experiência como Executive Assistant (EA) para formar parte del equipo del CEO, reportándole al Chief of Staff.
El management de la Compara está formado por líderes jóvenes, muy apegados a la tecnología, donde cada uno ha aprendido a resolver los desafíos de productividad con herramientas tech y de forma personal. Por lo mismo nunca hemos tenido un EA profesional en el equipo.
En el mundo de startups existe esta épica de que todo es horizontal, todos somos iguales y ver al manager del equipo embarrándose las manos con trabajo administrativo o doméstico es parte de lo que nos enorgullece.
Han pasado 13 años desde que comenzamos Compara, pero todavía nos sentimos una startup, y queremos cuidar esa cultura. Pero también entendemos que, para seguir escalando al ritmo que lo estamos haciendo, hay ciertos pasos organizacionales que debemos dar. La contratación de un primer EA de clase mundial para acompañar al CEO es uno de esos pasos.
Con este paso, esperamos aprender del valor que un EA le aporta al ejercicio del management y que en el futuro, todos los ejecutivos de Compara cuenten con apoyo de un equipo de EAs para incrementar su productividad y, por lo tanto, la productividad de la compañía. Esperamos que tú nos guíes y enseñes en este camino y seas el fundador de un equipo de EAs para Compara.
**Sus responsabilidades incluirán**:
- **Administrar la agenda del CEO (Google Calendar)**
- Organizar la agenda, incluyendo 1-1s, reuniones ad-hoc, team sync interno, reuniones externas y focus time, según la estrategia y prioridades definidas por el CEO y Chief of Staff
- Organizar las tareas, focus time y proyectos del CEO en un plan de trabajo plasmado con sus debidos tiempos marcados en la agenda
- Re-organizar agenda de miembros del equipo cuando haya cambios en la agenda del CEO que los impacten
- Velar por que las reuniones tengan una agenda clara, que los integrantes sean los adecuados, que el material de lectura previa se haya establecido a tiempo y que se tomen las minutas con action items necesarios
- **Anticiparse a las necesidades del CEO**, haciendo uso de información relevante de la compañía, el management, eventos de connotación pública, viajes, compromisos personales, familiares, y lograr un gran nível de anticipación y planificación, para con ello administrar mejor la agenda de mediano y largo plazo.
- **Mantener el sistema de priorización de Tareas y Proyectos del CEO**, usamos el sistema Getting Things Done (GTD), pero son básicamente to-do lists con distintas secciones
- **Organizar Comunicaciones**
- Monitorear las comunicaciones entrantes en tiempo real, permitiendo al CEO desconectarse por horas durante el día y enfocarse 100% en las reuniones y el trabajo de ‘focus time’ (horas de estudio o trabajo profundo en un tema)
- Identificar comunicaciones urgentes que requieran de atención inmediata del CEO y adaptar el plan del día según corresponda
- Organizar las comunicaciones entrantes para la posterior revisión del CEO
- Escribir borradores de respuestas para la posterior revisión y envío por parte del CEO
- Traspasar Tareas o Proyectos que se desprendan de las comunicaciones al sistema de priorización del CEO
- Separar el correo no deseado
- **Rendir los gastos del CEO con el equipo de Finanzas**:
- **Coordinar total de viajes del CEO**, incluyendo la compra de pasajes, reserva de hoteles, movilización y logística durante el viaje, visas y documentos de viaje
- **Coordinar eventos presenciales de Compara**. Anualmente nos reunimos con el management de Compara lo que significa un gran desafío logístico, incluyendo la compra de pasajes, hoteles, comidas y coordinación de diversas actividades a lo largo del encuentro
- **Realizar tareas ad-hoc**. Con el tiempo se espera que pueda identificar y resolver tareas que comúnmente llevaría a cabo el CEO para liberarle esa responsabilidad y así destinar más tiempo a las prioridades de la compañía
**¿**Qué necesitas para postular?****:
- 10+ años de experiência como Executive Assistant en organizaciones de alto performance
- Excelentes habilidades de planificación, pudiendo priorizar exitosamente las necesidades del negocio y manejar múltiples tareas en un ambiente dinámico y ágil
- Experiência manejando agendas y coordinando viajes en distintas zonas horarias
- Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación con stakeholders internos y externos
- Excelente manejo de Google Apps, Zoom, Slack y Notion
- Excelente capacidad de aprendizaje de nuevas herramientas tecnológicas y plataformas.
- Conciso y claro en su forma de comunicar, escrito y hablado.
- Nível avanzado de español e inglés. Portugués será un plus.
- Experiência trabajando de forma remota o híbrida.
- Atención al detalle y orientación a objetivos.
**¿Qué te ofrecemos?**:
- Trabajo 100% Remoto.
- Pu
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Executive Assistant
hace 7 meses
Santiago de Chile Sofvio A tiempo completoWe're helping one of our clients, **FAVA**, hire for an **Executive Assistant**. “We are looking to Hire Rockstar Executive Assistant.” Compensation**:USD800 - 1K/month.** Location**:Remote (for Colombia, Mexico, Brazil, Costa Rica, Venezuela, Ecuador, Nicaragua, Puerto Rico, Argentina, Belize, El Salvador, Guatemala, Honduras, Panama, Bolivia, Chile,...
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Executive Assistant
hace 7 meses
Santiago de Chile Jules A tiempo completoHi there! We are Jules and our client is looking for a **Remote Executive Assistant.** **Note to Applicants**: - **Application Language**:Please submit your CV in English. Applications submitted in other languages will not be considered. **About the position** We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support operations in...
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Executive Assistant
hace 8 meses
Santiago de Chile Jules A tiempo completoHi there! We are Jules and our client is looking for an **Executive Assistant **! **This position is open for people residing in LATIN AMERICA*** **Key Responsibilities**: - Strategic problem-solving: Identify and resolve issues proactively, demonstrating critical thinking skills. - Context gathering: Gather relevant information to streamline...
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Executive Assistant
hace 7 meses
Santiago de Chile Select Assistants A tiempo completo**About Us**: We are a full-service building maintenance company on the path to expanding into government contracting. With several successful years in the commercial sector, we are now looking to hire an Executive Assistant to support our entrepreneurial journey, and to be a great implementor of what our founder/director/ visionary is working on. _Recently...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Santiago de Chile JOBI A tiempo completoBiotechnological startup committed to create solutions to impact climate change, animal abuse, and humanitarian issues around the world. Looking for a Executive Assistant. Reporting to CEO & Founder of the company, his main responsibilities will be: - The position will be responsible for the review, filtering, and day-to-day functions. - Create reminders...
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Executive Assistant
hace 7 días
Santiago de Chile Lilac Solutions, Inc. A tiempo completo**About Lilac Solutions, Inc.** Lilac Solutions is a lithium extraction technology company focused on scaling lithium production for the electric vehicle era. Lilac solves the critical technology problems which today prevent development of the world's largest lithium resources: low yields, high costs, slow start-up, poor reliability, and massive...
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Executive Assistant
hace 1 semana
Santiago, Chile Robert Half A tiempo completoJOB REQUISITION Executive Assistant LOCATION SAN RAMON Robert Half is seeking an Executive Assistant II who will provide analytical and specialized administrative support to relieve executive and/or managers of complex details and advanced administrative duties. Executes special or continuous research and data analysis tasks. Analyzes problems,...
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Wanted Executive Assistant
hace 5 días
Santiago de Chile Remoteco A tiempo completo**PLEASE APPLY THROUGH THIS LINK**: We are looking for a smart, experienced, and trustworthy Executive Assistant to support one of our rockstar clients! In this role, you will: Ongoing marketing: Establish calendars Do project management Publish via social scheduler Pricing mechanics: Set up spreadsheets from existing templates Perform...
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Executive Assistant
hace 15 horas
Santiago, Chile Gesta Virtual A tiempo completoWe are a leading global payment services company, providing solutions oriented to the specific needs of each Latin American country. We are looking for an executive assistant for our branch located in Santiago de Chile. I. Job purpose We need an experienced Executive Assistance who thrives in a fast-growing fintech startup who can focus on bringing in...
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Senior Executive Assistant
hace 7 meses
Santiago de Chile Citi A tiempo completoThe Senior Executive Assistant provides support to another individual or group of individuals by handling correspondence, managing calendars and appointments, arranging conferences and conference calls, making travel arrangements and providing other administrative tasks. **Responsibilities**: - Directly supports a C16 level manager and generally supports...
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Executive Administrative Assistant
hace 7 meses
Santiago de Chile Gracemark A tiempo completoJob details: **Experience in staffing, outsourcing, BPO, or recruiting agencies (Must to have)** **Salary**: $1000- $1200 Monthly Permanent Independent contractor English C1/C2 required. Location: Remote (Must have own equipment and stable internet connection) KEY RESPONSIBILITIES - Manage appointments and calendar - Book meetings - Build up a massive...
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Executive Assistant
hace 7 meses
Santiago de Chile Varsity Tutors A tiempo completoThe person in this role will have high levels of responsibility and access and serve as a sounding board to our executives and those who work closely with them. Above all else, organization, work ethic, exemplary oral and written communication skills, ability to multi-task and judgment are key. An executive assistant is a quick study, a fast thinker, a...
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Executive Assistant
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Santiago de Chile Hewlett Packard A tiempo completo**Job Summary** **Responsibilities** - Holds responsibility for performing basic tactical and strategic administrative support tasks for upper executive-level employees of the organization, and is recognized as the top administrative employee in the department or division. - Assists in scheduling appointments, meetings, and events for executives,...
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Strategic Executive Assistant
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Santiago, Chile Sagan A tiempo completoJob Title: Strategic Executive AssistantLocation: Remote (EST Time zone)Salary: up to 3000 USD Work Schedule: Monday - Friday, 9:00 AM to 5:00 PM ESTNOTE: INDEPENDENT CONTRACTOR POSITION About Sagan: Sagan is an exclusive membership community for top executives, founders, and CEOs seeking to hire and maximize the impact of international talent. We bridge...
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Santiago de Chile Healthatom A tiempo completo**¿Quiénes somos?** En Healthatom somos un equipo de personas que cree que la tecnología debe ser un aliado en el fortalecimiento de accesos fundamentales en el mundo, uno de ellos: la salud. Por eso creamos soluciones que facilitan la gestión del día a día de cientos de clínicas, consultas y centros médicos de diversas especialidades. Hoy, somos...
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Santiago de Chile AFP PlanVital A tiempo completoSomos una Administradora de Fondos de Pensiones, dedicada a brindar un futuro mejor a todos nuestros afiliados, colaboradores y accionistas. Estamos presentes desde el inicio del sistema previsional, ofreciendo una gestión eficiente con un alto nível profesional. Actualmente, somos la AFP que tiene una de las menores comisiones del mercado. A la fecha...
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Santiago de Chile Vacasa A tiempo completo**Why Vacasa** We started with just one home and an idea: to bring homeowners and renters together with smart technology and caring local teams. Today, we're the largest full-service vacation rental company in North America thanks to the people who give us their best every day. You'll fit right in here if you're curious, entrepreneurial, and thrive in a...
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Executive Assistant
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Santiago de Chile Ausenco A tiempo completoAusenco es una empresa de rápido crecimiento y grandes ideas. Redefinimos lo que es posible en algunos de los proyectos más complejos y entornos más difíciles del mundo. Entregamos soluciones innovadoras a través de estudios de consultoría de alto valor agregado; ejecución de proyectos; operación de activos y optimización de mantenimiento. Desde 26...
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Virtual Executive Assistant to American
hace 7 meses
Santiago de Chile Northbuilt Construction A tiempo completo**What It Means to Be My Executive Assistant** As my Executive Assistant, you’ll handle daily tasks so they don’t turn into extra work for me. I need someone proactive who communicates clearly and efficiently. You'll be the link between me, the team, and clients. Your role isn’t just to assist but to make things happen. You’ll manage...