Office Manager

hace 7 meses


Santiago, Chile Monster Energy A tiempo completo
Position Summary:

The Latam South office in Santiago-Chile is the hub for many cross functional teams that service the whole region (some even service more countries in Latam). It is the primary work location for 20 people and provides support for other 30 that work elsewhere in Chile. Being a company site located away from Headquarters, all technical support is obtained remotely meaning that along with the standard Administrative Assistant’s duties, an Office Manager will have to ensure that all aspects regarding the office management must be working correctly and in compliance.

Provide administrative support to assigned team. Responsible for a variety of office duties while representing and maintaining the highest level of professionalism in a manner that reflects positively on the organization.

Essential Job Functions:

  • Screen incoming telephone calls; take and deliver accurate messages; respond to requests by gathering and providing information and/or referring to the appropriate staff.
  • Prepare Word, Excel, PowerPoint presentations, agendas, reports special projects and other documents in support of departmental operations and objectives.
  • Assist with general administrative activities such as arranging travel, accommodations, logistics and catering for internal meetings on a cost‐efficient basis, managing all travel bookings, etc.
  • Arrange couriers both locally and internationally, assisting with IT issues before escalating to headquarters.
  • Monitor office supplies and order new stationery, furniture, appliances and electronics as required, order and maintain office supplies and oversee clerical tasks such as sorting, making copies, filing.
  • Generate expense accruals from Concur and distribute to finance team. Update and submit employee database to HR highlighting any changes.
  • Manage warehouse storage of premiums and merchandise and manage logistics of event collateral.

Essential Job Requirements:

  • Prefer a Bachelor's Degree in the field of ‐‐ Business Administration or related field of study.
  • Between 3‐5 years of experience in administrative work.
  • Microsoft Office, Visio, Concur.

  • Office Manager

    hace 4 meses


    Santiago de Chile P&P Team A tiempo completo

    **Office Manager **Vacante Fresca****: P&P Team **Publicado el**: 21-08-2024, por P&P Team. **Descripción de la Empresa**: Consultora. ACERCA DE LA VACANTE Funciones del Puesto - Office manager is responsible for overseeing the daily operations of the call center, ensuring that all functions run smoothly and efficiently. - Oversee the daily operations...

  • Office Manager

    hace 6 meses


    Santiago de Chile ComunidadFeliz A tiempo completo

    ComunidadFeliz es una empresa SaaS para la administración edificios y condominios. Nos llamamos Comunidad Feliz porque creemos que podemos cambiar la realidad de las comunidades, darles herramientas para tomar decisiones correctas, apoyo para una buena gestión y sana comunicación entre vecinos, finalmente, crear una Comunidad Feliz Tenemos un equipo que...

  • HR and Office Manager

    hace 6 meses


    Santiago de Chile OnEquity Chile SpA A tiempo completo

    **Job Opportunity: HR and Office Manager** A pioneering FinTech company is seeking an HR and Office Manager to join our vibrant team in Santiago, Chile. We are on the lookout for a proactive and motivated individual who will effortlessly blend into our culture, overseeing human resources and office operations. If you have a passion for enhancing workplace...


  • Santiago de Chile Mandarin Oriental Hotel Group A tiempo completo

    **Intención estratégica** La misión y la intención de este puesto es que el empleado tenga presente en todo momento la perspectiva del huésped y lleve a cabo la misión de la división de habitaciones, proporcionando siempre una experiência única y personalizada a los huéspedes. **Estructura Organizacional** El Front Office Manager dependerá...

  • Office Manager

    hace 7 meses


    Santiago de Chile Singulares A tiempo completo

    Buscamos profesional para asumir el desafío de Office Manager en importante empresa del rubro sustentable ubicada en Santiago Sus principales funciones serán: - Conciliaciones bancarias precisas y periódicas. - Gestión de cumplimiento tributario y fiscal. - Coordinación de cuentas por pagar y relaciones con proveedores. - Supervisión de reembolso de...

  • Office Manager

    hace 7 meses


    Santiago, Chile Jenike & Johanson A tiempo completo

    **Position**: Office manager **Location**: Jenike & Johanson Chile in our office in Viña del Mar This is a great opportunity for a motivated administrator (or industrial engineer) to join the world´s leading company in engineering, consulting and technology for bulk solids storage and handling, with a long history and solid reputation for...

  • Office Manager

    hace 3 meses


    Santiago de Chile BNP Paribas Cardif A tiempo completo

    **¿Quieres ser parte de los líderes en la revolución de los seguros?** BNP Paribas Cardif está presente en más de 30 países en América, Europa y Asia, contamos con 25 años de trayectoria en Chile y nuestra misión es hacer los seguros más accesibles, justos y valiosos. Por nuestro ambiente laboral único, somos una organización centrada en el...

  • Office Manager, Chile

    hace 4 días


    Santiago, Chile Aurora Energy Research A tiempo completo

    Description Aurora has an exciting opportunity to join our fast-paced, growing company as the Office Manager based in Santiago. In this role, you will be responsible for overseeing the smooth and efficient running of the office and its administrative staff, providing strong and reliable support to company operations, and delivering operational excellence....

  • Back Office Manager

    hace 7 meses


    Santiago de Chile Grafton Recruitment Chile A tiempo completo

    Grafton Group Recruitment division is looking for a Back Office Manager. Main functions: - Controlling the management of BackOffice related contracts - Define strategies and take all necessary plans and actions to ensure the stable operation and continuity of the backoffice system(hardwares and softwares), to achieve company goals related to the...

  • Office Manager

    hace 6 meses


    Santiago de Chile Select Assistants A tiempo completo

    **Responsibilities**: **Bookkeeping**: - Proficient in QuickBooks Desktop and Online for accurate bookkeeping. - Handling outstanding bills, ensuring timely payments, and managing collections. - Generating and sending invoices to clients. - Conducting customer follow-ups to ensure timely payments. - Managing and organizing schedules using tools like...


  • Santiago, Metropolitana, Chile Foreign, Commonwealth & Development Office A tiempo completo

    The Foreign, Commonwealth & Development Office is seeking a highly skilled Infrastructure Manager and Commercial Specialist to join their team in Chile.About the RoleThis is an exciting opportunity for a seasoned professional with expertise in infrastructure development and commercial relationships to support UK companies in growing their exports to Chile....

  • Office Manager

    hace 6 meses


    Santiago de Chile Ferrostaal Chile S.A.C. A tiempo completo

    Funciones Principales Análisis y revisión de documentos confidenciales (contratos comerciales vinculantes, acuerdos - entre otros) Análisis y revisión de planes financieros relacionados a negocios y proyectos en desarrollo. Protocolar reuniones de directorio, comités ejecutivos y con clientes relevantes con posterior seguimiento transversal...


  • Santiago de Chile Mandarin Oriental Hotel Group A tiempo completo

    **Estructura Organizacional** El **_Executive Office Assistant_** reportará directamente al Gerente General y Hotel Manager (oficina ejecutiva). No existiendo puestos funcionales que reporten al Asistente Administrativo Ejecutivo. Deberes y **Responsabilidades**: - Promover la filosofía y la cultura de la empresa mediante el ejercicio diario de Pilares...

  • Desarrollador Back-end

    hace 6 meses


    Santiago de Chile Manager Software A tiempo completo

    Get Coach ProHola! En Manager ayudamos a las Pymes a crecer. Somos un ERP que cree que falta mucho por innovar en la industria B2B de Latinoamérica y queremos aportar nuestro granito de arena para ayudar a las Pymes a crecer. Estamos creciendo cada semana, con clientes que usan nuestro software todos los días. Contamos con una cartera de clientes en...

  • DevOps Engineer

    hace 6 meses


    Santiago de Chile Manager Software A tiempo completo

    En Manager Software estamos determinados en hacer posible el crecimiento y éxito de las empresas. Somos una empresa chilena que desarrolla ERP (Enterprise Resource Planning) y estamos creciendo a pasos agigantados, llegando a cientos de organizaciones para que usen nuestros softwares todos los días. Apoyamos a diferentes industrias para que sean...


  • Santiago de Chile Manager Software A tiempo completo

    En **Manager Software** estamos determinados en hacer crecer y automatizar los procesos de las Pymes a través de la tecnología. Somos una empresa chilena que desarrolla ERP y estamos en continua innovación en la industria B2B. Estamos **creciendo** a pasos agigantados y llegamos a cientos de empresa que usan nuestro software todos los días. Tenemos como...

  • Full-Stack Engineer Sr

    hace 7 meses


    Santiago de Chile Manager Software A tiempo completo

    ¿Quieres hacer posible el crecimiento de las empresas? En **Manager Software** trabajamos día a día para cumplir con este propósito, porque estamos determinados a apoyar a diferentes industrias para que sean competitivos. Como empresa que desarrolla ERP (Enterprise Resource Planning) estamos creciendo a pasos agigantados, llegando a cientos de...


  • Santiago, Metropolitana, Chile H3C A tiempo completo

    We are seeking a highly organized and detail-oriented Office Operations Manager to join our team in Chile. As a key member of our global operations team, you will be responsible for managing the day-to-day activities of our office, ensuring smooth operation and efficient use of resources.The ideal candidate will have a strong background in office management,...

  • Office Manager

    hace 2 semanas


    Santiago de Chile Validate Talent A tiempo completo

    **Habilidades blandas**: - Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. - Capacidad para trabajar de forma autónoma y en equipo. - Flexibilidad y adaptabilidad a entornos de trabajo dinámicos. - Alta capacidad de organización y atención al detalle. - Resolución de conflictos con enfoque en soluciones. **Responsabilidades**: - Supervisar...

  • Office Manager

    hace 2 meses


    Santiago de Chile Xepelin A tiempo completo

    **¿Qué estamos buscando?** **Vas a tener la oportunidad de**: - Gestión de suministros para eventos, fechas especiales, onboardings, assessments, etc. - Compra de insumos de oficina, tales como marcadores, hojas de papel, tinta, etc. - Coordinación de reuniones y eventos, controlando el uso de las salas y espacios de trabajo. - Evaluación del personal...