Secretaria Dirección Académica y de Relaciones

La Dirección Académica y de Relaciones Internacionales de la Facultad de Arquitectura y Urbanismo de la Universidad de Chile, requiere persona para cubrir el cargo de Secretaria, a fin de ejecutar actividades pertinentes del área y asistir al equipo inmediato en labores que permitan un correcto funcionamiento la unidad.

**Condiciones contractuales**:
Contrato: Administrativo(a) grado 18, contrata (a prueba por 3 meses y prorrogables según evaluación)

Renta: $1.404.518. brutos

Jefatura directa: Director Académico y de Relaciones Internacionales:
**Requisitos**:
Carrera: Secretariado o áreas afines

Curso de Especialización: Técnico Nível Superior (Secretaria Ejecutiva)

Experiência en Cargos Similares: 3 años

Experiência Laboral: 3 años

Otros:

- Imprescindible que posea habilidades de comunicación formal escrita (redacción y ortografía), con experiência en el uso de equipo de oficina y manejo computacional nível medio/avanzado de Word, Powerpoint, Excel, y otras aplicaciones de software comunes. Además, debe tener habilidades de gestión del tiempo.
Conocimientos sobre Reglamentos Internos tanto de la Universidad como de la Facultad, así como del ámbito académico y relaciones internacionales.
- Manejo de servicios y solicitudes en línea.
- Buenas relaciones interpersonales y trato deferente.

Funciones Específicas del cargo

1. Asuntos de Gestión de la Dirección.
- Llevar agenda del Director y citar a reuniones según solicitud. Asimismo, confirmar asistencia de los participantes, gestionar reserva de espacios y de equipos (notebook y data) y preparación y coordinación de reuniones.
- Elaboración de cartas, certificados, constancias, memos y otros documentos administrativos que solicite la Dirección.
- Realizar transcripciones de registros de reuniones en audio y/o video según encargo del Director.
- Preparación de borradores para documentos oficiales de la Dirección.
- Realizar seguimiento de documentación o procesos en trámite.
- Mantener actualizados los archivos internos de la Unidad. Mantener el orden de la documentación.
- Mantener actualizada la base de datos de académicas/os de la Facultad.
- Mantener confidencialidad de la información relevante.
- Realizar cotizaciones y confeccionar solicitudes de órdenes de compra (OPM), según lo requiera la Dirección.
- Mantener comunicación y colaboración con otras unidades de la Facultad.
- Apoyar al personal de la dirección en los procesos o procedimientos administrativos.
- Mantener informado al personal de la dirección sobre información relevante y actualizaciones de documentos oficiales relacionados con la Dirección.

2. Coordinación de actividades vinculadas a las actividades de planificación y desarrollo académico
- Colaborar en la tramitación de comisiones académicas, comisiones de estudio, cometidos funcionarios y otros.
- Mantener un calendario y cronograma actualizados de las comisiones otorgadas a las y los académicos.
- Mantener comunicación y colaboración con la Vicerrectoría de Asuntos Académicos, así como con la Dirección de Desarrollo Académico.
- Colaborar en la logística de las actividades organizadas y patrocinadas por la Dirección.
- Colaborar en la confección y tramitación de bases y publicación de concursos académicos.

3. Actividades complementarias
- Prestar apoyo ocasional en tareas de la Unidad, por ejemplo, la organización de eventos de la Dirección.

Competencias o Habilidades
- Proactividad
- Responsabilidad
- Comunicación
- Flexibilidad
- Cumplimiento de normas
- Amabilidad en la atención a público interno y externo
- Buena disposición y entusiasmo por el trabajo a ser realizado
- Habilidades de organización y planificación
- Habilidades de redacción, comunicacionales e interpersonales
- Capacidad para trabajar en equipo
- Capacidad para trabajar bajo presión
- Capacidad de autogestión y de cumplir con varias tareas en forma simultánea

REQUISITOS Estudios mínimos: Técnico profesional superior Carreras: Secretariado, Secretariado Bilingue Requisitos Minimos:
**Requisitos**:
Carrera: Secretariado o áreas afines

Curso de Especialización: Técnico Nível Superior (Secretaria Ejecutiva)

Experiência en Cargos Similares: 3 años

Experiência Laboral: 3 años

Otros:

- Imprescindible que posea habilidades de comunicación formal escrita (redacción y ortografía), con experiência en el uso de equipo de oficina y manejo computacional nível medio/avanzado de Word, Powerpoint, Excel, y otras aplicaciones de software comunes. Además, debe tener habilidades de gestión del tiempo.
Conocimientos sobre Reglamentos Internos tanto de la Universidad como de la Facultad, así como del ámbito académico y relaciones internacionales.
- Manejo de servicios y solicitudes en línea.
- Buenas relaciones interpersonales y trato deferente.

CONTRATO Tipo de contrato: Jornada Completa Duracion: null Jornada Laboral: Jornada Completa