Encargad(A/o) de Gestión Administrativa

hace 6 meses

Santiago de Chile Departamento de Gestión de Proyectos - Servicio de Salud A tiempo completo

**FUNCION PRINCIPAL**

Lleva adelante la coordinación y gestión administrativa de las Unidades Técnicas del Departamento de Gestión de Proyectos del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente (SSMSO), con el fin de garantizar la ejecución de los procesos atingentes en tiempo y forma.

**FUNCIONES ESPECÍFICAS**

1. Coordinar la gestión administrativa interna del departamento de gestión de proyectos, referida a gestión de la infraestructura de las dependencias arrendadas, el personal, la gestión documental, la gestión de compras y presupuestaria, en el ámbito de su competencia.

1.1. Gestionar de forma global el mantenimiento de las instalaciones del departamento y la coordinación de tareas con proveedores de servicios y arrendador.

1.2. Supervisar o ejecutar, según corresponda y en ámbito de sus competencias, la tramitación de contrataciones del personal.

1.3. Supervisar y garantizar que se encuentre la información requerida para el pago de remuneraciones y efectuar la supervisión del proceso asociado a dicho pago con la subdirección de gestión de las personas del SSMSO.

1.4. Realizar la planificación y gestión de compras de los recursos requeridos por los proyectos del departamento.

1.5. Colaborar en la construcción del presupuesto anual del departamento.

1.6. Realizar el control e imputación del gasto y el seguimiento de la ejecución presupuestaria del departamento.

1.7. Coordinar y supervisar la sistematización de información para las remesas correspondientes a los gastos de los proyectos.

2. Conocer los proyectos en ejecución del departamento y las necesidades asociadas a estos, en términos de los recursos materiales requeridos para su ejecución.

3. Elaborar y ejecutar el plan de compras anual de recursos para los proyectos dentro del ámbito de sus competencias y de forma coordinada con el departamento de compras del SSMSO, así como con todos los demás departamentos o unidades intervinientes en el proceso.

3.1. Sistematizar el levantamiento de necesidades de recursos por categoría.

3.2. Programar las fechas de adquisición.

3.3. Elaborar la documentación requerida para llevar adelante los procesos de compras y adquisiciones.

3.4. Coordinarse con el departamento de compras del SSMSO para efectuar los procesos de compras correspondientes, de acuerdo con los distintos mecanismos establecidos en la Ley de compras públicas y su reglamento.

3.5. Efectuar el seguimiento de todo el proceso de compra, en conjunto con los departamentos y unidades que correspondan del SSMSO.

3.6. Ejecutar las acciones y elaborar la documentación que le sea requerida durante los procesos de compras y adquisiciones, con el objeto de ejecutar correcta y oportunamente dichos procesos.

3.7. Realizar la recepción de los recursos o servicios adquiridos, de acuerdo con los procedimientos establecidos, y coordinar su correcta distribución y recepción por parte de los usuarios correspondientes, según corresponda..

3.8. Coordinar con el departamento correspondiente del SSMSO, en los casos establecidos por los procedimientos administrativos, el inventario de los bienes adquiridos.

4. Desarrollar y colaborar en la elaboración y vigilancia de los procedimientos administrativos asociados a las tareas de ámbito.

5. Gestionar y desarrollar las tareas que sean necesarias para la habilitación de los puestos de trabajo de los funcionarios de los proyectos.

6. Desarrollar y mantener actualizada la totalidad de la información administrativa a su cargo, de forma sistemática y metódica.

7. Efectuar los procesos relacionados con la gestión de facturas y boletas asociadas a los proyectos y el departamento, utilizando los medios o plataformas definidas por el DGP y el Servicio para este fin.

7.1. Sistematizar y mantener actualizada la totalidad de la información de las personas contratadas por el departamento.

7.2. Sistematizar y mantener actualizada la información relativa a las gestiones de housekeeping.

7.3. Sistematizar y mantener actualizada toda la información relativa a la gestión presupuestaria.

7.4. Sistematizar y mantener actualizada toda otra información que sea necesaria y requerida para la gestión del departamento, en el ámbito de su competencia.

8. Supervisar y coordinar el adecuado desempeño del personal a su cargo.

9. Coordinar y supervisar la gestión de correspondencia interna de los proyectos y DGP con el SSMSO, de acuerdo con los medios y plataformas establecidos por este.

10. Colaborar o realizar, según corresponda, la elaboración de oficios, memos u otros documentos que sean requeridos por el desarrollo de los procesos asociados a su cargo.

11. Entregar información oportuna a los funcionarios que se la soliciten, dentro del ámbito de su competencia.

12. Garantizar que la entrega de información de los funcionarios del departamento se realice, además, de forma segura, confiable, veraz, confidencial, atendiendo las necesidades de cada uno y de forma

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