Encargado Oficina de Partes

hace 1 semana

Santiago, Metropolitana, Chile CORFO A tiempo completo
Institución

  • Ministerio de Energía / Subsecretaría de Energía /
  • Convocatoria
  • Encargado Oficina de Partes
  • Departamento de Administración
  • No de Vacantes
- - Área de Trabajo

  • Area Soporte/apoyo a la Gestión
  • Región
  • Región
Metropolitana de Santiago

  • Ciudad
  • Santiago
  • Tipo de Vacante
  • Contrata

¿Qué documentos necesito para postular?

  • Copia Cédula de Identidad
  • Copia de certificado que acredite nível Educacional, requerido por ley
  • CV Formato Libre (Propio)
  • Simbología:_
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  • Renta Bruta
Condiciones

  • Se ofrece una vacante a contrata por aproximadamente tres meses a prueba con renovación según desempeño hasta el 31 de diciembre 2024. La renovación posterior a la fecha señalada estará sujeta a desempeño y será anual.
La remuneración ofrecida corresponde a un grado 9° de la Escala Única de Sueldo, estamento profesional, lo cual se traduce en una remuneración de:

Bruto mensual (mes sin bono) $
Bruto mensual (mes con bono) $
Bruto mensual (promedio mes con y sin bono) $
Los meses en los cuales se pagan los bonos, son marzo, junio, septiembre y diciembre.

Este bono es proporcional a los días trabajados, puesto que para el cálculo se consideran los días efectivamente trabajados los tres meses previos al mes con bono.

La jornada laboral es de 44 horas semanales, con un horario de ingreso de lunes a viernes entre 07:00 y 10:00 finalizando 9 horas después los días lunes a jueves y 8 horas los días viernes.

Objetivo del cargo

  • Supervisar el correcto y expedito flujo de la documentación interna y externa del Ministerio, además de su registro en la plataforma electrónica existente para este proceso, en base a la normativa y procedimientos vigentes para su tratamiento, procurando el correcto y eficiente resguardo, custodia y tratamiento de la documentación institucional para garantizar un adecuado acceso y disposición de la información institucional.
  • Funciones del Cargo
  • Supervisar al equipo a su cargo, fortaleciendo su desarrollo mediante una retroalimentación periódica, que permita generar un ambiente laboral sano, asegurando el logro de los resultados de la Unidad.
  • Administrar la plataforma de gestión documental, supervisando su funcionamiento, realizando el control del flujo de documentos y proponiendo mejoras, para asegurar el ajuste y pertinencia de la herramienta a las necesidades de manejo de información del Ministerio.
  • Controlar la documentación interna y externa, recepcionándola, clasificándola, asignando una numeración y verificando su registro y derivación a las entidades destinatarias a través de los canales que correspondan, verificando el manejo eficiente y oportuno de la documentación.
  • Coordinar el archivo de la documentación del Ministerio de Energía, de acuerdo a la normativa vigente en lo referido a plazos y metodología, procurando su correcta conservación y utilización.
  • Coordinar el proceso de transferencia documental al Archivo Nacional, controlando que el proceso se lleve a cabo considerando la normativa vigente.
  • Ser contraparte técnica de los diversos servicios propios de la Unidad, tales como servicios de courier, bodegaje y custodia documental, empaste, entre otros, procurando su correcto desarrollo y relizando todas las acciones de control y monitoreo asociadas a su ejecución y mantención.
  • Coordinar la gestión administrativa de la documentación institucional, procurando la instalación de prácticas tendientes a la digitalización de los procesos del área.
  • Evaluar y proponer acciones de mejora en los procesos y gestión de Oficina de Partes, diagnosticando oportunidades de mejora, para la optimización de recursos.
  • Reportar periódicamente el cumplimiento de objetivos, metas, planes y compromisos, en conformidad con los objetivos y/o requerimientos de la jefatura directa.
  • Prestar asesoría permanente en materias de competencia de la Unidad para la toma de decisiones institucionales.
  • Otras que requiera la jefatura y se relacionen con la naturaleza del cargo.
Perfil de la Función

  • Los siguientes elementos componen el Perfil de la Función y servirán para evaluar a los/las postulantes.
  • Formación Educacional
  • Título Profesional de Administrador(a) Público(a), Ingeniero(a) Comercial con especialización en administración, Ingeniero(a) en Administración, Bibliotecario(a), Bibliotecólogo(a), Gestor(a) de Información u otro profesional afín.
Especialización y/o Capacitación

  • Conocimientos en gestión documental
Conocimientos generales de la tramitación de actos administrativos gubernamentales
Conocimientos generales del marco normativo de la gestión pública
Conocimientos de herramientas de ofimática, principalmente Excel
Conocimiento del funcionamiento de sistemas o softwares para la gestión documental.
Manejo de herramientas tecnológicas

Exper

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