Asistente Administrativa y de Operaciones

Asistente Administrativa y de Gestión Operacional

Ubicación: Santiago, Región Metropolitana

Estación de metro: Tobalaba

Modalidad: Presencial

Tipo de jornada: Completa

Descripción del cargo

Buscamos un(a) Asistente Administrativo(a) y de Gestión Operacional para brindar apoyo directo a la jefatura en la administración y coordinación de distintas empresas pertenecientes a una misma organización familiar, principalmente de los rubros agrícola y de alojamientos turísticos.

La persona será responsable de ejecutar y dar seguimiento a diversas tareas administrativas, operativas y de control, manteniendo comunicación permanente con la jefatura, proveedores, colaboradores y equipos internos.

Se requiere capacidad de organización, autonomía, criterio para resolver situaciones, manejo de información y habilidad para trabajar con distintas empresas y necesidades operativas simultáneamente.

Principales funciones y responsabilidades

1. Gestión administrativa y apoyo a la jefatura

• Gestionar comunicaciones mediante correo electrónico corporativo y llamadas telefónicas con proveedores, colaboradores y contactos externos.
• Solicitar y comparar cotizaciones de productos, servicios y proveedores para empresas mencionadas..
• Gestionar compras de insumos y materiales, incluyendo compras en plataformas digitales.
• Coordinar pagos mediante solicitud de transferencias bancarias, de acuerdo con las instrucciones y autorizaciones correspondientes.
• Solicitar y dar seguimiento a pagos programados con el área responsable de pagos.
• Revisar gastos, respaldos y rendiciones de las distintas empresas.
• Realizar comparativos de precios, costos y gastos para apoyar la toma de decisiones.
• Apoyar en la revisión y análisis de ingresos versus costos y gastos.
• Elaborar informes administrativos, reportes, resúmenes, cuadros comparativos y cartas según los requerimientos de la jefatura.
• Registrar, revisar y realizar seguimiento de rendiciones de gastos mediante el sistema correspondiente.
• Apoyar en gestiones administrativas relacionadas con el personal de las distintas empresas.
• Recopilar y entregar información necesaria para la preparación y solicitud de pagos de nómina.
• Mantener comunicación con las áreas responsables de remuneraciones y administración de personal.

2. Coordinación operativa de empresa de alojamientos turísticos

• Gestionar y supervisar la coordinación previa a la llegada de huéspedes.
• Contactar al anfitrión (host) y coordinar horarios de llegada y recepción de clientes.
• Coordinar los servicios de limpieza y preparación de la propiedad entre reservas.
• Realizar seguimiento a trabajos de mantenimiento y requerimientos operativos.
• Administrar y actualizar las reservas mediante el sistema Frontdesk Master.
• Gestionar y responder consultas de huéspedes a través de plataformas de reservas online (OTAs), tales como Airbnb y Booking.com.
• Mantener actualizada la información relacionada con reservas, llegadas y necesidades de los huéspedes.

3. Apoyo administrativo a empresa agrícola

• Mantener contacto con proveedores y realizar seguimiento de solicitudes.
• Apoyar en la coordinación de requerimientos administrativos y operativos de la empresa.
• Recopilar y organizar información de gastos, pagos y documentación de respaldo.

4. Elaboración y análisis de información

• Preparar reportes y resúmenes de información administrativa y financiera.
• Organizar información de ingresos, costos y gastos para facilitar su revisión por parte de la jefatura.
• Elaborar planillas de seguimiento y control.
• Identificar diferencias, gastos relevantes o información que requiera revisión y comunicarla oportunamente a la jefatura.

5. Otras responsabilidades

• Ejecutar y dar seguimiento a otras tareas administrativas, operativas y de coordinación que sean asignadas por su jefatura directa, siempre que estén relacionadas con la gestión y funcionamiento de las empresas de la organización.

Requisitos del cargo

• Experiencia mínima de 1 año en cargos administrativos o de apoyo a la gestión.
• Manejo intermedio de Excel, google Drive, y herramientas de Microsoft Office.
• Buena redacción y capacidad para elaborar correos, informes y documentos administrativos.
• Manejo de correo electrónico corporativo y comunicación telefónica profesional.
• Capacidad para revisar información, analizar gastos y elaborar comparativos.
• Deseable experiencia en gestión de proveedores, compras y coordinación operativa.
• Deseable conocimiento de plataformas de reservas y sistemas de gestión hotelera.
• Deseable alguna formación en administración de empresas, contabilidad , administraci