Buscamos Asistente Administrativa Ejecutiva

Buscamos Asistente Administrativa Ejecutiva

📍 Ubicación: Oficina Central, Las condes.

🕒 Jornada: Lunes a viernes, de 08:00 a 18:00 horas

📄 Modalidad: Presencial

📌 Contrato: a plazo fijo

Descripción del cargo

Importante empresa del rubro de cafetería y hospitalidad se encuentra en búsqueda de una Asistente Administrativa Ejecutiva para brindar soporte directo a la Gerencia General y contribuir al funcionamiento eficiente de la oficina corporativa.

Buscamos una persona con un alto estándar profesional, excelente comunicación verbal y escrita, gran capacidad organizativa y experiencia previa interactuando directamente con gerencias o ejecutivos de alto nivel.

El cargo requiere una persona proactiva, discreta y resolutiva, con sólidos criterios de confidencialidad y prudencia profesional, capaz de anticiparse a las necesidades de la gerencia, gestionar información sensible con responsabilidad y desenvolverse con seguridad en un entorno corporativo exigente.

Asimismo, será responsable de coordinar requerimientos administrativos, reuniones, viajes y servicios de oficina, además de recibir visitas y velar por una experiencia de atención cálida, cordial y profesional.

Principales funciones

• Brindar asistencia administrativa directa a la Gerencia General, gestionando agenda, reuniones, compromisos y requerimientos ejecutivos.
• Coordinar viajes corporativos, incluyendo vuelos, alojamiento, traslados e itinerarios.
• Recibir y atender visitas, ejecutivos, proveedores y postulantes, asegurando una atención cordial y profesional.
• Administrar las reservas de salas de reuniones, confirmar asistentes y preparar los espacios y materiales necesarios.
• Gestionar documentación ejecutiva, solicitudes de firma, archivo y rendiciones de gastos.
• Apoyar la gestión de órdenes de compra, solicitud de cotizaciones y seguimiento de solicitudes con proveedores.
• Coordinar los servicios generales de la oficina, incluyendo aseo externo, insumos, cafetería y mantenciones menores.
• Atender llamadas, correos electrónicos y correspondencia, derivando oportunamente los requerimientos a las áreas correspondientes.
• Coordinar con el área de Personas la logística de ingreso de nuevos trabajadores a entrenamiento y la recepción de postulantes a entrevistas.
• Resguardar la confidencialidad de la información, documentación y asuntos relacionados con la Gerencia General, respetando los procedimientos y límites de acceso establecidos.

Requisitos

• Título técnico de nivel superior en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo o carrera afín.
• Experiencia de 2 a 3 años en cargos de asistencia ejecutiva, asistencia de gerencia o posiciones administrativas similares.
• Experiencia comprobable brindando apoyo directo a gerencias, idealmente a Gerencia General o ejecutivos de alto nivel.
• Excelente comunicación verbal y escrita, con capacidad para relacionarse profesionalmente con distintos niveles organizacionales.
• Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel nivel intermedio y herramientas de gestión de agenda.
• Experiencia coordinando reuniones, viajes corporativos y requerimientos administrativos.
• Deseable experiencia en gestión de órdenes de compra, sistemas ERP y coordinación de servicios de oficina.

Competencias clave

• Confidencialidad y discreción: capacidad para manejar información sensible, documentación ejecutiva y asuntos reservados con responsabilidad y prudencia.
• Criterio profesional: capacidad para mantener límites adecuados, resguardar información y actuar correctamente ante situaciones delicadas.
• Comunicación ejecutiva: excelente expresión verbal y escrita, trato profesional y seguridad al interactuar con gerencias, ejecutivos, visitas y proveedores.
• Organización y planificación: habilidad para gestionar agendas, reuniones, viajes y múltiples requerimientos simultáneos.
• Proactividad y autonomía: capacidad para anticiparse a las necesidades de la Gerencia General, resolver imprevistos y realizar seguimiento oportuno de los pendientes.
• Priorización y gestión del tiempo: capacidad para identificar urgencias, organizar solicitudes y responder eficientemente ante cambios de agenda.
• Orientación al servicio y hospitalidad: atención cordial, respetuosa y profesional, procurando una excelente experiencia para quienes visitan la oficina.
• Responsabilidad y confiabilidad: compromiso con los procedimientos internos, el resguardo de la información y el cumplimiento de los requerimientos del cargo.

Si cuentas con experiencia apoyando directamente a gerencias y destacas por tu profesionalismo, comunicación, discreción y capacidad organizativa, te invitamos a postular, no olvides adjuntar tu CV