Executive Assistant

hace 3 semanas

Santiago de Chile Compara A tiempo completo

En Compara estamos buscando a una persona extremadamente organizada, orientada al detalle y con amplia experiência como Executive Assistant (EA) para formar parte del equipo del CEO, reportándole al Chief of Staff.

El management de la Compara está formado por líderes jóvenes, muy apegados a la tecnología, donde cada uno ha aprendido a resolver los desafíos de productividad con herramientas tech y de forma personal. Por lo mismo nunca hemos tenido un EA profesional en el equipo.

En el mundo de startups existe esta épica de que todo es horizontal, todos somos iguales y ver al manager del equipo embarrándose las manos con trabajo administrativo o doméstico es parte de lo que nos enorgullece.

Han pasado 13 años desde que comenzamos Compara, pero todavía nos sentimos una startup, y queremos cuidar esa cultura. Pero también entendemos que, para seguir escalando al ritmo que lo estamos haciendo, hay ciertos pasos organizacionales que debemos dar. La contratación de un primer EA de clase mundial para acompañar al CEO es uno de esos pasos.

Con este paso, esperamos aprender del valor que un EA le aporta al ejercicio del management y que en el futuro, todos los ejecutivos de Compara cuenten con apoyo de un equipo de EAs para incrementar su productividad y, por lo tanto, la productividad de la compañía. Esperamos que tú nos guíes y enseñes en este camino y seas el fundador de un equipo de EAs para Compara.

**Sus responsabilidades incluirán**:

- **Administrar la agenda del CEO (Google Calendar)**
- Organizar la agenda, incluyendo 1-1s, reuniones ad-hoc, team sync interno, reuniones externas y focus time, según la estrategia y prioridades definidas por el CEO y Chief of Staff
- Organizar las tareas, focus time y proyectos del CEO en un plan de trabajo plasmado con sus debidos tiempos marcados en la agenda
- Re-organizar agenda de miembros del equipo cuando haya cambios en la agenda del CEO que los impacten
- Velar por que las reuniones tengan una agenda clara, que los integrantes sean los adecuados, que el material de lectura previa se haya establecido a tiempo y que se tomen las minutas con action items necesarios
- **Anticiparse a las necesidades del CEO**, haciendo uso de información relevante de la compañía, el management, eventos de connotación pública, viajes, compromisos personales, familiares, y lograr un gran nível de anticipación y planificación, para con ello administrar mejor la agenda de mediano y largo plazo.
- **Mantener el sistema de priorización de Tareas y Proyectos del CEO**, usamos el sistema Getting Things Done (GTD), pero son básicamente to-do lists con distintas secciones
- **Organizar Comunicaciones**
- Monitorear las comunicaciones entrantes en tiempo real, permitiendo al CEO desconectarse por horas durante el día y enfocarse 100% en las reuniones y el trabajo de ‘focus time’ (horas de estudio o trabajo profundo en un tema)
- Identificar comunicaciones urgentes que requieran de atención inmediata del CEO y adaptar el plan del día según corresponda
- Organizar las comunicaciones entrantes para la posterior revisión del CEO
- Escribir borradores de respuestas para la posterior revisión y envío por parte del CEO
- Traspasar Tareas o Proyectos que se desprendan de las comunicaciones al sistema de priorización del CEO
- Separar el correo no deseado
- **Rendir los gastos del CEO con el equipo de Finanzas**:

- **Coordinar total de viajes del CEO**, incluyendo la compra de pasajes, reserva de hoteles, movilización y logística durante el viaje, visas y documentos de viaje
- **Coordinar eventos presenciales de Compara**. Anualmente nos reunimos con el management de Compara lo que significa un gran desafío logístico, incluyendo la compra de pasajes, hoteles, comidas y coordinación de diversas actividades a lo largo del encuentro
- **Realizar tareas ad-hoc**. Con el tiempo se espera que pueda identificar y resolver tareas que comúnmente llevaría a cabo el CEO para liberarle esa responsabilidad y así destinar más tiempo a las prioridades de la compañía

**¿**Qué necesitas para postular?****:

- 10+ años de experiência como Executive Assistant en organizaciones de alto performance
- Excelentes habilidades de planificación, pudiendo priorizar exitosamente las necesidades del negocio y manejar múltiples tareas en un ambiente dinámico y ágil
- Experiência manejando agendas y coordinando viajes en distintas zonas horarias
- Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación con stakeholders internos y externos
- Excelente manejo de Google Apps, Zoom, Slack y Notion
- Excelente capacidad de aprendizaje de nuevas herramientas tecnológicas y plataformas.
- Conciso y claro en su forma de comunicar, escrito y hablado.
- Nível avanzado de español e inglés. Portugués será un plus.
- Experiência trabajando de forma remota o híbrida.
- Atención al detalle y orientación a objetivos.

**¿Qué te ofrecemos?**:

- Trabajo 100% Remoto.
- Pu

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