Administrativo(a) de Proyectos Dipe y Servicios

hace 2 semanas

Santiago de Chile Universidad de ChileFCFM A tiempo completo

DESCRIPCIÓN Y OBJETIVOS DEL CARGO

La unidad de operaciones
- Dipe es la encargada de soporte administrativo, logístico y operativo a las necesidades de los centros y las actividades de docencia y extensión del Departamento de Ingeniería Industrial. Brindar apoyo administrativo y operativo en las gestiones del área de proyectos y operaciones.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1.Gestión documental para la unidad de proyectos:

- Apoyo en la gestión de las firmas de los directores de proyectos, en los gastos inherentes de los estudios.
- Apoyo en la revisión y gestión de firmas de los diplomas y o certificados, para posterior envío a los interesados de cursos y/o diplomas cerrados.

2.Convenios:

- Recepcionar las solicitudes de las diversas unidades de proyectos y Unidades de DII (no docencia), sobre convenios a honorarios de chilenos y/o contratos con extranjeros.
- Gestión y confección de los convenios a honorarios derivadas de los proyectos, realizando su correcto ingreso al sistema y la imputación al centro de costo correspondiente, solicitando documentos, informes, firmas, etc. del prestador para la gestión del contrato o convenio.
- Revisión constante del avance de los Decretos de contraloría
- Apoyo en el contacto y recopilación de documentos para la gestión de convenios (proyectos)
- Mantener actualizada la base de datos de cuentas corrientes de consultores.
- Entregar el procedimiento de los Convenios de Prestación de Servicios a Honorarios y otros convenios a las personas que lo requieran.

3.Boletas de garantía de proyectos:

- Registrar, controlar su cumplimiento y recuperar las boletas de garantía de proyectos, realizando todas las gestiones administrativas y de coordinación para su recuperación y envío a contabilidad.

4.Actualización del CPE:

- Encargada de la actualización, mantención y poblamiento de la base de datos histórica de los proyectos realizados por la unidad, en el sistema CPE.
- Responsable de mantener actualizados los datos del sistema CPE.
- Apoyo secretarial a los proyectos de la unidad

5.Registro y control de gastos:

- Realizar la solicitud de materiales (de oficina, computacionales y aseo) por el sistema GMAT.
- Responsable de la gestión de bodega de la unidad, registrando solicitudes y controlando el inventario de los materiales de oficina de los proyectos y del área, realizando su consolidación por centro de costo, para su cargo respectivo.
- Envío a la Unidad de Contabilidad y finanzas el reporte de gastos (trimestral) para que sean imputados a los diferentes centros de costos
- Registrar y controlar el uso de fotocopias y digitalización de los documentos de trabajo por proyecto (centro de costo).
- Análisis y registro de la información entregada por las empresas de radiotaxi del DII, verificando el centro de costo donde se cargarán, y la realización de los viajes.
- Entrega mensualmente la información consolidada de las empresas de radiotaxis, para el pago de los servicios.
- Responsable de la correcta gestión de los viáticos (recibos, registro en libro, entrega de viáticos, etc.), e informar cuando ocurra el pago a los prestadores.
- Encargada del cobro y actualización de las facturas de los proyectos, manteniendo un orden y asegurándose que el pago se realice en el plazo que corresponda e informar a los responsables de los centros de costos y a la Unidad de Contabilidad y Finanzas de los pagos efectuados.

6.Atención de público y coordinación:

- Realizar una óptima atención a la gestión de proyectos, brindando colaboración, apoyo, información tanto a clientes internos, como externos y proveedores, vía telefónica, correo electrónico y presencial.
- Recepcionar y entregar documentos (correspondencia, facturas, boletas, etc.), asegurándose de su correcta distribución y registro.
- Mantener actualizada la agenda, con los números telefónicos, direcciones, correos y reuniones.
- Registrar y gestionar las solicitudes de reserva de sala, servicios relacionados, coffee, etc. e imputar el costo a los CC respectivos.
- Brindar apoyo a su equipo de trabajo si es necesario.

7.Soporte administrativo DIPE- Servicios Generales:

- Coordinar, gestionar, registrar y verificar los despachos y entregas de documentos y/o material específico, a través de las empresas de Courier.
- Coordinar las tramitaciones con áreas internas (compras, infraestructura, contabilidad, etc.)
- Gestionar reservas de radiotaxis según los requerimientos de los centros

8.Servicios de aseo:

- Responsable de la coordinación, entrega de material y ejecución del plan de trabajo de la auxiliar de aseo de la unidad.

NIVEL DE ESTUDIOS
- Técnico

Formación:
Secretariado, administración o estudios técnicos de nível superior similar

REQUISITOS EXIGIDOS PARA INGRESAR A LA ADMINISTRACION PUBLICA

Señalados en el artículo 12 de la Ley Nº 18.834 sobre Estatuto Administrativo:
a) Ser ciudadano(a) o extranjero(a) poseedor de un permiso de residencia;
b) Haber

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  • Administrativo para Archivo

    hace 4 semanas

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    Se requiere persona para proyecto que considera labores de organización de documentación de archivo, con experiência en manejo de documentos administrativos del sector público. **REQUISITOS Estudios mínimos**: Técnico profesional superior Carreras: Administración de Empresas de Servicios, Historia / Licenciatura en Historia, Secretariado Requisitos...

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  • Asistente Administrativo(a) de Proyecto

    hace 4 semanas

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    **Job Identification** - 15823 **Locations** - Santiago, Chile**Posting Date** - 01/23/2024, 01:17 PM - 01/30/2024, 10:59 PM **Job Schedule** - Full time **Agency** - UNDP **Grade** - NPSA-5 **Vacancy Type** - National Personnel Service Agreement **Practice Area** - Inclusive Growth **Bureau** - Regional Bureau for Latin America and the...

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    hace 4 semanas

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