Asistente Administrativo(a) de Proyecto
hace 2 semanas
**Job Identification**
- 15823
**Locations**
- Santiago, Chile**Posting Date**
- 01/23/2024, 01:17 PM
- 01/30/2024, 10:59 PM
**Job Schedule**
- Full time
**Agency**
- UNDP
**Grade**
- NPSA-5
**Vacancy Type**
- National Personnel Service Agreement
**Practice Area**
- Inclusive Growth
**Bureau**
- Regional Bureau for Latin America and the Caribbean
**Contract Duration**
- 10 months
**Education & Work Experience**
- Bachelor's Degree - 2 year(s) experience OR High School certificate
- 5 year(s) experience
**Other Criteria**
- Contrato hasta el 31 de diciembre de 2024; renovación según desempeño.
**Required Languages**
- Fluidez en Español es requerida. Conocimiento del idioma inglés a nível básico-intermedio.
**Vacancy Timeline**
- 1 Week
**1. Background**
**2. Oficina/Unidad/Descripción del Proyecto**
PNUD es el organismo principal de las Naciones Unidas para el Desarrollo, que cuenta con una posición única para ayudar en la implementación de la agenda 2030 y los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) a través del trabajo en más de 170 países y territorios. La agenda 2030, aprobada por la Asamblea General de las Naciones Unidas en septiembre de 2015, se puso en marcha en enero 2016 y orientará las políticas y la financiación del PNUD durante los próximos 15 años.
Entre el PNUD y el Ministerio de Educación existe un convenio de colaboración con el propósito de apoyar y fortalecer el rol rector del Ministerio en el marco de la actual agenda pública a través del apoyo en el diseño, implementación y evaluación de la política educacional y así posibilitar el mejorar la calidad de la educación para todos los chilenos y chilenas.
En este contexto, la gestión de proyectos es clave para el cumplimiento de los compromisos y objetivos planteados en los documentos de proyecto. Este convenio de colaboración cuenta con un perfil de coordinación, sin embargo, considerando el aumento de tareas y responsabilidades que se han definido a partir del año 2023, el rol de los/as asistentes administrativos de proyecto, es una necesidad fundamental. Este cargo debe colaborar en garantizar el cumplimiento sistemático de los estándares corporativos en materia de implementación y gestión de los proyectos (tanto respecto de los resultados alcanzados, como de la gestión administrativa y financiera), así como avanzar para estandarizar los servicios respecto de distintas contrapartes que comprenden la relación con el Ministerio. De esta forma, y a fin de dar respuesta a los desafíos, se requiere de la contratación de un asistente administrativo(a) para el proyecto PNUD-MINEDUC.
**3. Alcance del trabajo**
El objetivo principal de este puesto es apoyar la implementación administrativa y financiera del proyecto PNUD-MINEDUC llamado “Fortalecimiento de la calidad de la educación en el sistema educativo chileno”. Esto implica ejecutar procesos administrativos y operativos de acuerdo con la planificación y seguimiento de las actividades de los Planes de Trabajo del proyecto.
Este apoyo involucra la ejecución de pagos y de los procesos de adquisiciones de los programas y proyectos; creación y seguimiento del registro de proveedores y de gestión de viajes; apoyo en las gestiones administrativas de licitaciones, adquisiciones y procesos de reclutamiento de personal; seguimiento para el correcto registro de recepción de productos y servicios y sus procesos de pago (monitoreo de órdenes de compra, recibos, facturaciones y pagos ) y, según sea el caso, apoyo en los procesos de control y gestión de los proyectos, incluyendo ingreso de los presupuestos a las plataformas ERP y otras de PNUD. Rendiciones financieras; apoyo en los procesos de auditoría de los proyectos y de la oficina y apoyo en la coordinación administrativa del proyecto incluyendo cierres financieros y evaluaciones, también son parte de las funciones.
Por lo tanto, entre las funciones y resultados esperados se encuentran:
**a. Apoyar administrativa y operativamente la ejecución financiera**, esto es: verificación de solicitudes de pago, creación y seguimiento de perfil de proveedores, ingreso de pagos en plataforma ERP Quantum y seguimiento del ciclo de gestión de pagos, ingreso y gestión de viajes en el módulo respectivo. Incluye además, informar y comunicarse con las unidades de proyectos y contrapartes nacionales, según se requiera, respecto del estado de los pagos y/o viajes, incluyendo la información necesaria para la creación y seguimiento de proveedores y/o pasajeros.
**b. Apoyar en procedimientos relacionados a la Unidad de Adquisiciones**, lo que implica entre otros: la preparación de la documentación requerida para el desarrollo de los procesos administrativos asociados a contratos, licitaciones y adquisiciones, conforme a los procedimientos del PNUD; seguimiento del ciclo de gestión de requisiciones/órdenes de compra, manejo de inventarios, preparación de actas e informes entre o
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Asistente Administrativo(a)
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