Secretario / Secretaria

Título del cargo : Secretario / Secretaria Perfil Profesional : Técnico en Administración / Contador / Estudios de Secretaría/ Experiencia previas en labores de secretario. División : Área administración del centro y clínica. Cargo al que reporta : Directora de centro de tratamiento / Subrogante designado Horario de trabajo : 16:00 A 22:30 HRS LUNES A VIERNES 1. Propósito General Realizar tareas administrativas que apoyen y colaboren al buen funcionamiento del área clínica, administración y gestión.Realizar tareas administrativas que apoyen y colaboren al buen funcionamiento de la Corporación.Realizar Tareas específicas administrativas que indique Directora de programa. 2. Finalidades Lograr un flujo adecuado de información entre Directora del programa y el equipo del área de tratamiento.Lograr Flujo de información adecuado entre Jefatura (Directora de Programa) y Jefes de áreas en Santiago.Manejar distintos sistemas de registro de información que faciliten el buen funcionamiento en el área de tratamiento. (SISTRA, SALESFORCE, EXCEL U OTROS).Representar a la institución en la primera proximidad con personas que soliciten ayuda o familiares de estos.Proporcionar horas de atención a usuarios y familias en centro de tratamiento. 3. Naturaleza La persona que desempeña el cargo debe ser responsable, estructurada y ordenada, ya que está a cargo de mantener el orden funcionario tanto del área clínica como administrativa. Debe seguir instrucciones y dar respuesta a las solicitudes de su jefatura cumpliendo plazos establecidos y comprendiendo urgencias, manteniendo con esta un trato cordial, respetuoso, informando cualquier inconveniente que se presente. Favorecer ambiente laboral, cuidando su espacio de trabajo, dando lugar a límites que ameritan una relación laboral, si confundir roles, y solicitando que otros integrantes del equipo de trabajo respeten su espacio de trabajo. Debe ser puntual, estructurada, amable, atenta y cordial, además debe mantener un vínculo adecuado con los usuarios del programa de tratamiento y también con compañeros de trabajo, ya que estará a cargo de supervisar firmas de libro de asistencia y cumplimientos de horarios de trabajo. Informando de cualquier irregularidad a su jefatura. Debe tener un trato cordial, y amable con familiares de usuarios, manteniendo en todo momento actitud acorde con lo que inculca el programa de tratamiento. Debe ser una persona dinámica, abierta al cambio, ya que en el transcurso del trabajo pueden aparecer nuevas maneras de desarrollar procedimientos o tareas. Altas competencias a nivel comunicacional, para facilitar los canales de comunicación, permitiendo así dar respuesta y resolución rápida a los problemas o solicitudes que se presenten. Ser receptiva frente a sugerencias y críticas de personas que trabajen en el equipo, la Corporación y Jefatura. Presentación personal semi-formal, acorde a la institución, uso de credencial de identificación obligatorio. 4.-Funciones Área administrativa: A cargo del libro de asistencia, deberá verificar Firma de ingreso y salida de todos los funcionarios en libro de registro. Informando cualquier irregularidad a su jefatura.A cargo de tramitar licencias médicas, presentándolas a tiempo y según corresponda. Realizar trámites administrativos y compras que directora o Asistente de dirección solicite en caso de ser necesario.Planilla de movimiento de personal mensual. Realizar el reporte a Directora del movimiento de personal mensual, según planilla Excel institucional. (se informan vacaciones, descuentos, horas extras, contrataciones etc.)Obtener firmas de liquidaciones de sueldo de los profesionales, informando cualquier irregularidad a jefatura.Control de catastro de documentos, según tipo de documento, unidad de origen, unidad de almacenamiento, descripción del almacenamiento. Ordenamiento clasificación documentación de la documentación generada, ordenada por distintos criterios, tipos de documentos, numero correlativo del documento, fecha del documento, entre otros.Control de Permisos Administrativos. Recepción de solicitudes con mínimo 48 horas de anticipación informando inmediatamente a Jefatura para su posible evaluación y aprobación.Confección y tramitación de oficios enviados y recibidos, certificados o cartas, según jefatura requiera.Debe llevar rendición mensual de la caja chica de centro de tratamiento y de otros fondos que la Directora indique. Actualizándola a Diario, considerando que es responsable de las boletas, facturas o comprobantes de recibo de dinero otorgados.Coordinar las solicitudes de reuniones con instituciones, delegados y las personas que sean necesarias. Llamados telefónicos a personas que se requiera y se solicite.Mantener actualizados listados de registros de nuestro centro; teléfonos, empresas que donan, red de amigos.Recepción de correspondencia. Timbraje de correspondencia recibida con fecha. Registro escrito de correspondencia recibida. Área clínica: Lograr un flujo adecuado de información entre las distintas áreas de trabajo.Manejar distintos sistemas de registro de información que faciliten el buen manejo de las distintas áreas. (SISTRAT, SALESFORCE, PLANILLA DE BASE DE DATOS U OTROS QUE CORPORACION REQUIERA)Externamente se relaciona con administrativos y/o responsables de otras Instituciones, con fines de derivación, ingresos, concretar gestiones. También se relaciona con personas ligadas a la red de Salud, SENDA, Fonasa, mesa de Tratamiento, entre otras, para atender y comunicar sus solicitudes.Llevar registro en computador de todas las personas atendidas diariamente. Nombre, teléfono, seguimiento de las mismas, con Nº folio para seguimiento posterior.Atención de público derivado u otras instituciones relacionadas con el ingreso, derivación y/o gestiones realizadas por el centro.Llevar agenda de entrevistas semanales para ingreso.Tiene bajo su responsabilidad directa la entrega, registro y control de las horas disponibles y asignadas a los beneficiarios que solicitan entrevista de ingreso, hora psiquiatrica entre otras.Inscripción y recepción de personas que ingresan a nuestro centro.Armar las carpetas clínicas de los usuarios que ingresan a nuestro centro.Llamados telefónicos a personas que se requiera y se solicite.Es responsable de la entrega de papelería, útiles de oficina para el equipo clínico y de mantener una cantidad de protocolos disponibles para facilitar el funcionamiento del centro. Así mismo es responsable del buen uso de estos.Informar a la jefatura técnica, o a cualquier miembro del equipo acerca de situaciones que se le informen por teléfono y que tengan relación con los beneficiarios y/o con la corporación.Recibe llamadas que entren a la Institución por solicitud de información; consultas y solicitud de ingresos correspondientes entre otras. Esta encargada de los celulares Corporativos y de mantenerlos operantes.Tipeo de certificados, cartas, solicitudes o informes cuando lo solicite Directora o asistente de dirección.Realizar llamados telefónicos de personas que el equipo clínico le encomiende.Recibir visitas y conducirlas hasta donde son esperadas, avisando a quién corresponda con anterioridad.Control de llaves e inventarios. (bodegas)Una vez al mes control de llaves de centro cuando equipo tiene autocuidado.Realizar labores administrativas que jefatura o asistente de dirección designe (Tramitación de documentos, licencias, finiquitos, compras insumos, compras fármacos entre otros). 3. Conocimientos / Experiencia (mínima necesaria): Entrenamiento en tareas Claves: Atención de públicoHabilidades socialesContabilidadMicrosoft officeAdministración Idioma: No Aplica Computación: Manejo nivel medio de Microsoft office. Presentación personal: Semi Formal 4. Principales Competencias Requeridas: Transversales Buenas relaciones interpersonales.Habilidades comunicación.Tolerancia al trabajo bajo presión.Proactividad.Flexibilidad.PuntualidadOrientación al logro.FormalidadAfinidad con los lineamentos y objetivos de la Corporación. Específicas: Elaboración de oficios, cartasGenerar vinculo adecuado con pacientes y trabajadores.Resolución de conflictosCumplir plazos establecidos.Seguir indicciones de jefaturas.Mantener su rol profesional durante jornada de trabajo.Valorar positivamente el trabajo en equipo interdisciplinario, participando activamente en ellos, aportando con ideas, apoyando a colegas, para cumplir objetivos comunes.Uso de lenguaje técnico y formal.Habilidades administrativas y destrezas comunicacionales.Con excelente disposición para recibir instrucciones y sugerencias.Proactiva, con capacidad creativa para proposición y desarrollo de actividades o proyectosGran sentido de responsabilidad.Visión y Orientación al logroCapacidad para establecer relaciones de coordinación con el área pública y privada 5-. Conductas incompatibles con la organización Trasgredir o proporcionar información privada de usuarios, funcionarios u organización.Promover el consumo de drogas o hablar de prácticas favorables en relación a estas.Uso de lenguaje inadecuado.Vulnerar derechos de usuarios.Hablar mal de funcionarios o de la Organización.Encubrir o no informar aspectos anti éticos.Faltar respeto a colegas, usuarios o jefatura.Presentarse a trabajar en malas condiciones y/o con una presentación personal inadecuada.No respetar horarios de trabajo.Administrar inadecuadamente los tiempos.Incurrir en faltas explicitadas en reglamento interno.Contactarse con usuarios y(o familias de estos por redes sociales o teléfono personal estableciendo relaciones de amistad.