Controlador/a de Documentos Document Control

hace 2 semanas

Santiago, Metropolitana, Chile Bechtel A tiempo completo

Requisition ID:266485**-
Relocation Authorized:None**:

  • Telework Type:Full-Time Office/Project**:
-
Work Location:Santiago**
Español

Resumen del puesto
Buscamos un/a
Controlador/a de Documentos para el equipo de Minería y Metales, con base en Chile.

La posición será responsable de gestionar los documentos/registros del proyecto y realizar tareas administrativas de acuerdo con los documentos de gobernanza aplicables.


Principales Funciones

Como Controlador/a de Documentos serás principalmente responsable de:

  • Apoyo a la gestión de documentos.
  • Utilización del ECMS del proyecto para registrar, controlar, distribuir, transmitir, archivar y archivar los documentos del proyecto.
  • Creación y gestión de cuentas Aconex para el equipo del proyecto.
  • Garantizar que todos los documentos del proyecto estén en consonancia con el plan de retención y rotación de registros emitido y actualizarlo según sea necesario.
  • Comunicarse eficazmente con los/las miembros del equipo del proyecto, el/la cliente y el/la personal de campo para garantizar que la calidad, el calendario y el presupuesto se cumplan según lo definido.
  • Apoyar las auditorías de garantía de calidad, las revisiones técnicas internas, las revisiones del cliente y las auditorías externas.
  • Preparar documentos e informes rutinarios utilizando procesadores de texto estándar, hojas de cálculo u otro software de oficina, según sea necesario para apoyar las actividades de trabajo.
  • Mantenerse al día de las tecnologías, técnicas y servicios disponibles en el departamento.
  • Manejo de equipos de oficina, fotocopiadoras y herramientas de automatización estándar.
  • Proporcionar orientación técnica y formación a los/las miembros del equipo del proyecto en el uso de herramientas automatizadas de gestión de documentos.
  • Realizar/Asistir en otras actividades administrativas generales según sea necesario.

Qué esperamos de ti
Para el puesto de Controlador/a de Documentos esperamos que cuentes con los siguientes conocimientos y/o experiência en:

Cualificaciones básicas (Requisitos)

  • 8 a 10 años de experiência en gestión de documentos.
  • Un mínimo de 5 o más años de experiência práctica en gestión de documentos/registros.
  • Deseable conocimiento profundo de la organización Bechtel.
  • Al menos 2 años de experiência en el uso de Aconex.
  • Al menos 2 años de experiência en el uso de SPF.

Cualificaciones adicionales (Deseables)

  • Se debe demostrar un nível intermedio avanzado en el uso de herramientas estándar de ofimática, como Microsoft Excel, Outlook y Word.
  • Debe ser capaz de organizar y priorizar las tareas de gestión de documentos asignadas.
  • Dotes interpersonales y de atención al cliente.
  • Capacidad para trabajar con flexibilidad y en colaboración en todos los níveles de la organización.
  • Debe ser flexible y capaz de aceptar y adaptarse rápidamente a los cambios en el enfoque de trabajo.
- _________________

_ English_

_ Position Summary_

  • We are seeking a_
    _ Document Controller__ for the Mining and Metals team, based in Chile. The position will be responsible for Managing the project document/records and perform administrative tasks in accordance with applicable governance documents._
**_
Essential Job Functions_**- As a Document Controller you will be primarily responsible for:_
- _ Providing document management support._
- _ Utilizing the project ECMS to register, control, distribute, transmit, file and archive project documents._
- _ Creating and managing Aconex accounts for the project team._
- _ Ensuring all project documents are in alignment with the issued records retention and turnover plan and updating as necessary._
- _ Communicating effectively with project team members, client, and field personnel to ensure quality, schedule and budget are met as defined._
- _ Supporting quality assurance audits, internal technical reviews, client reviews, and external audits._
- _ Preparing routine documents and reporting using standard word processing, spreadsheets, or other office software as needed to support work activities._
- _ Keeping abreast of department technologies, techniques, and services that are available._
- _ Operating standard office equipment, copiers, and automation tools._
- _ Providing technical guidance and training to project team members in the use of automated document management tools._
- _ Performing / Assisting in other general administrative activities as required._

**_
What We Need From You_****_
Basic Qualifications (required)_**- _ 8 to 10 years of document management experience._
- _ A minimum of 5 or more years' practical experience in document/records management._
- _ A thorough knowledge of the Bechtel organization is highly desirable._
- _ At least 2 years' experience using Aconex._
- _ At least 2 years' experience using SPF._

_ Additional Qualifications (preferred)_
- _ Must be able t

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