Office Administrator y Commercial Analyst

1. Objetivo del Cargo

Administrar la operación diaria de la oficina, asegurando un entorno de trabajo eficiente, organizado y alineado con las necesidades del negocio. Asimismo, brindar soporte analítico y operacional al equipo comercial mediante la gestión de información, seguimiento de indicadores, elaboración de reportes y coordinación de procesos comerciales, contribuyendo a la toma de decisiones y al cumplimiento de los objetivos de ventas de la compañía.

2. Principales Responsabilidades y Funciones

Administración de Oficina (Office Administration)

• Gestionar el funcionamiento integral de la oficina, asegurando la correcta disponibilidad de recursos, servicios e infraestructura para la operación diaria.
• Administrar la recepción corporativa y velar por una atención profesional a clientes, proveedores y visitantes.
• Coordinar la recepción, distribución y control de correspondencia, encomiendas y documentación corporativa.
• Gestionar las reservas de salas de reuniones y coordinar los requerimientos logísticos asociados.
• Administrar la relación con proveedores de servicios generales, suministros de oficina y otros servicios de soporte.
• Coordinar actividades internas, reuniones corporativas y eventos organizacionales.
• Mantener actualizados los archivos físicos y digitales de documentación administrativa y comercial.
• Velar por el cumplimiento de procedimientos administrativos internos y buenas prácticas organizacionales.

Operaciones Comerciales y Análisis de Ventas

• Actuar como punto de apoyo analítico para el equipo comercial, asegurando la disponibilidad y calidad de información relevante para la gestión de ventas.
• Elaborar, consolidar y analizar reportes periódicos de ventas, pipeline, forecast, cumplimiento de cuotas, márgenes y desempeño comercial.
• Desarrollar y mantener dashboards e indicadores de gestión para la Gerencia Comercial y el equipo de ventas.
• Consolidar información proveniente de SAP, Excel, Power BI u otras herramientas corporativas para la generación de análisis comerciales.
• Realizar seguimiento a órdenes de compra, pedidos, facturación, backlog y oportunidades de negocio, asegurando la visibilidad oportuna para las áreas involucradas.
• Apoyar los procesos de planificación comercial mediante el análisis de tendencias de mercado, comportamiento de clientes y desempeño histórico.
• Colaborar en la preparación de presentaciones ejecutivas, revisiones de negocio y reportes gerenciales.
• Asegurar la calidad, consistencia y actualización de la información comercial registrada en los sistemas corporativos.
• Participar activamente en iniciativas de mejora continua, automatización de reportes y optimización de procesos comerciales.

Soporte Administrativo Comercial

• Coordinar y gestionar documentación comercial asociada a licitaciones, contratos, órdenes de compra y requerimientos de clientes.
• Apoyar la preparación de propuestas comerciales y documentación requerida por el equipo de ventas.
• Hacer seguimiento a procesos administrativos vinculados al ciclo comercial.
• Coordinar la carga y mantenimiento de documentación en portales de clientes y plataformas de abastecimiento.
• Gestionar el archivo y trazabilidad de la documentación comercial relevante.

Facturación y Control Documental

• Apoyar el seguimiento y control de los procesos de facturación y documentación comercial en SAP ECC.
• Verificar la correcta recepción y respaldo documental de órdenes de compra y antecedentes necesarios para los procesos de facturación.
• Realizar seguimiento al estado de documentos comerciales y administrativos en el sistema.
• Colaborar en el control y trazabilidad de facturas, notas de crédito y documentación de respaldo.
• Mantener controles y reportes relacionados con la actividad documental y comercial.

3. Requisitos del Perfil

Formación Académica

• Técnico Nivel Superior o Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería en Administración, Ingeniería Comercial, Contabilidad, Control de Gestión o carrera afín.

Experiencia Laboral

• Mínimo 3 años de experiencia en cargos de Office Administration, Sales Operations, Commercial Analyst, Business Support o funciones similares.
• Experiencia apoyando equipos comerciales y gestionando información de ventas.
• Deseable experiencia en empresas con operación comercial B2B.

Conocimientos Técnicos

• Manejo de SAP ECC (preferentemente módulos SD y FI)
• Excel avanzado.
• Power BI intermedio o avanzado (deseable).
• Gestión y análisis de datos comerciales.
• Elaboración y seguimiento de KPIs.
• Manejo de reportabilidad comercial y análisis de ventas.
• Conocimiento de procesos d