Coordinador/a de Oficina y Eventos | Office

Coordinador/a de Oficina y Eventos | Office & Events Coordinator MAXXA es una Fintech líder en expansión, con un propósito claro: eliminar la mortalidad de las pymes a través de un ecosistema de soluciones financieras. En MAXXA, sabemos que desafiarnos como equipo implica que cada rol es una pieza clave. Estamos en búsqueda de nuestro/a próximo/a Coordinador/a de Oficina y Eventos para el equipo de People, quien será una pieza fundamental para asegurar el funcionamiento diario de nuestra oficina y la producción de nuestros eventos corporativos, impulsando una experiencia interna de alta calidad que fortalezca nuestra cultura. Tu misión: Garantizar el correcto funcionamiento de la oficina MAXXA y la producción integral de sus eventos corporativos. Serás responsable de liderar el equipo operativo, controlar proveedores y presupuesto, y brindar soporte logístico directo a la Gerencia General. Tus Responsabilidades Clave:
• Liderazgo del equipo operativo: Supervisar y coordinar al equipo de recepción, mantención y aseo (4 personas), asegurando la disponibilidad de salas, el abastecimiento oportuno de insumos y el orden general de la oficina.
• Optimización de procesos: Diseñar y actualizar los procedimientos y protocolos de logística interna y de resolución de contingencias.
• Producción de eventos end-to-end: Liderar el diseño, cotización y ejecución de nuestras actividades internas (Aniversario, Fiestas Patrias, Maxxa Conecta, jornadas de integración y más), entregando informes post-evento de asistencia, satisfacción y presupuesto.
• Apoyo a Marketing: Colaborar en la logística de los eventos externos organizados por MAXXA.
• Gestión de proveedores y contratos: Controlar los convenios de la oficina (vencimientos, renovaciones y condiciones comerciales), priorizando la contratación de pymes clientes de MAXXA.
• Control presupuestario: Administrar el presupuesto del área con un seguimiento actualizado de gastos, rendiciones mensuales sin descuadres e identificación de oportunidades de ahorro.
• Soporte a la Gerencia General: Brindar apoyo logístico y operativo confidencial y oportuno, incluyendo coordinación de viajes, gestión de agenda y preparación de reuniones clave. Lo que Buscamos en Ti Buscamos una persona organizada, resolutiva y con vocación de servicio, capaz de liderar un equipo operativo, gestionar imprevistos en tiempo real y sostener múltiples frentes a la vez. Requisitos Esenciales:
• Formación: Técnico o profesional en Administración de Empresas, Recursos Humanos, Hotelería, Turismo o carrera afín.
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Experiencia:
Desde 1 año en roles similares.
• Atención al cliente (Excluyente): Experiencia previa en atención al cliente.
• Excel (Excluyente): Manejo de Excel para control de gastos y seguimiento de información. Deseables:
• Experiencia en empresas de tecnología, fintech, hotelería, agencias de eventos o consultoras.
• Experiencia liderando equipos operativos pequeños (recepción, staff de eventos).
• Experiencia dando soporte ejecutivo a gerentes o C-Level, con manejo de agenda y logística de viajes.
• Conocimiento en gestión de eventos.
• Manejo de herramientas como Buk y Asana.
• Manejo de Canva u otra herramienta para piezas básicas de comunicación interna. Competencias Críticas:
• Organización y Planificación: Capacidad de anticiparse y coordinar en paralelo la operación de la oficina, los eventos y los requerimientos de la Gerencia.
• Resolución de Problemas: Criterio y autonomía para gestionar imprevistos en tiempo real.
• Liderazgo Operativo: Habilidad para guiar y coordinar a un equipo, asegurando la continuidad y calidad del servicio.
• Negociación y Control de Recursos: Rigurosidad en la gestión de proveedores, contratos y presupuesto.
• Orientación al Servicio: Compromiso con entregar una experiencia interna de alta calidad a todo el equipo.
• Adaptabilidad Tecnológica: Disposición activa a incorporar herramientas de IA en el día a día para optimizar tus tareas. Qué encontrarás en MAXXA: Te unirás a una fintech donde tu esfuerzo y energía se ven recompensados. Tu bienestar es parte de nuestro desafío
• Nos eligieron top 10 del ranking de The Building Happiness de Buk.
• Capacitaciones continuas en UBITS para que nunca dejes de crecer.
• Seguro complementario de salud (al pasar a indefinido).
• Te espera un ambiente muy colaborativo, con un equipo que se desafía, pero que disfruta los días en el trabajo. Además, tenemos snacks todos los días, brunch de equipo los viernes y Programas de Voluntariado. Tiempo de bienestar —con metas cumplidas, sales 30 min antes todos los días— Días administrativos, tarde libre por cumpleaños y día de mudanza. Si te identificas con esto, Postula