Inter site Operations Manager

INTER SITE OPERATIONS MANAGER OBJETIVO DEL PUESTO Responsable de planificar, coordinar y supervisar todas las actividades administrativas y operativas de la escuela, con un enfoque en compras, mantenimiento y optimización de recursos. Este puesto garantiza el funcionamiento eficiente de las instalaciones y el cumplimiento de los requisitos normativos. Proporciona liderazgo estratégico en salud y seguridad, gestión de instalaciones, supervisión de contratos, cumplimiento legal, planificación del campus y ejecución de proyectos. Además, el puesto gestiona al personal de apoyo y supervisa servicios como transporte, catering, uniformes y logística de eventos, impulsando operaciones rentables y manteniendo los más altos estándares de seguridad, eficiencia y servicio en todas las funciones no académicas de la escuela. RESPONSABILIDADES Compromisos Institucionales
• Compromiso con la protección y promoción del bienestar de todos los alumnos.
• Disposición para recibir formación en protección infantil. Gestión Administrativa General
• Diseñar e implementar estrategias administrativas alineadas con los objetivos institucionales.
• Supervisar los procesos de compras, garantizando eficiencia, transparencia y cumplimiento con las directrices presupuestarias.
• Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones escolares para asegurar espacios seguros, funcionales y bien mantenidos.
• Gestionar contratos con proveedores y garantizar el cumplimiento de los servicios acordados.
• Preparar, monitorear y optimizar el presupuesto administrativo.
• Implementar políticas y procedimientos que promuevan la mejora continua en las operaciones escolares.
• Liderar y desarrollar los equipos bajo su responsabilidad (compras, mantenimiento, servicios de limpieza, seguridad, papelería).
• Colaborar con otros departamentos para asegurar operaciones integradas, eficientes y orientadas al servicio. Gestión de Cumplimiento
• Garantizar el cumplimiento total con los códigos de construcción de Massachusetts, regulaciones de salud y seguridad, y estándares operativos de NAE.
• Supervisar la programación y documentación de todas las inspecciones y certificaciones obligatorias.
• Mantener registros actualizados de la documentación de cumplimiento, incluyendo certificaciones e informes de inspección.
• Mantenerse informado sobre cambios en regulaciones locales y asegurar la presentación oportuna de los informes requeridos.
• Gestionar el cumplimiento en salud y seguridad, incluyendo auditorías, acciones correctivas y documentación en Sphera.
• Garantizar el cumplimiento con la política de Visitas Educativas de NAE y la documentación relacionada. Supervisión Administrativa
• Gestionar el contenido de SharePoint relacionado con Salud y Seguridad y Operaciones.
• Supervisar el cronograma de Seguridad, Mantenimiento y Proyectos (SMP), incluyendo actualizaciones y coordinación con el Gerente de Instalaciones.
• Asegurar que los planos del edificio sean precisos y estén actualizados.
• Coordinar simulacros de evacuación escolar y actividades de preparación para emergencias.
• Supervisar el trabajo de contratistas externos a través del Gerente de Instalaciones, garantizando estándares de seguridad y calidad. Salud y Seguridad
• Desarrollar, implementar y mantener programas integrales de salud y seguridad.
• Programar y coordinar sesiones de capacitación en seguridad, simulacros y campañas de concientización.
• Realizar evaluaciones de riesgos periódicas y garantizar el cumplimiento con OSHA y otras normativas.
• Mantener registros detallados de inspecciones, incidentes y acciones correctivas.
• Actuar como contacto principal para consultas relacionadas con salud y seguridad.
• Preparar informes sobre desempeño en seguridad y análisis de incidentes.
• Responder de manera inmediata a incidentes laborales y realizar investigaciones.
• Recomendar y dar seguimiento a acciones correctivas y preventivas. Contratistas Externos
• Gestionar contratos y operaciones diarias para seguridad, limpieza, mantenimiento, transporte escolar y catering.
• Garantizar la calidad de los servicios proporcionados por subcontratistas.
• Verificar la documentación de protección infantil y subirla a Sphera.
• Registrar toda la documentación legal en Evisort según los requisitos de NAE. Mejores Prácticas / Cumplimiento / Ahorro de Costos
• Establecer relaciones con otras escuelas y ADEK para compartir mejores prácticas.
• Trabajar con el Director y el Gerente Financiero en la previsión financiera y presupuestos para proyectos.
• Actuar como gerente de proyectos para obras, asegurando rentabilidad y entrega oportuna.
• Asesorar sobre requerimientos de recursos y eficiencia energética. Gestión de Instalaciones
• Planificar movimientos anuales de aulas/oficinas y renovaciones.
• Asignar y gestionar espacios dentro de los edificios.
• Supervisar la planificación de eventos y actividades de mantenimiento del edificio. Gestión de Personal
• Supervisar a Auxiliares y otros miembros del equipo de instalaciones. REQUISITOS Habilidades
• Sólidas capacidades de liderazgo y toma de decisiones estratégicas.
• Experiencia en planificación estratégica y supervisión operativa.
• Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales para interactuar con personal, estudiantes, padres y partes interesadas externas.
• Competencia en negociación y gestión de conflictos.
• Altos niveles de integridad personal, discreción y profesionalismo.
• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Atención al detalle y capacidad para trabajar bajo presión manteniendo la calma.
• Capacidad para gestionar el tiempo de manera efectiva y priorizar tareas según urgencia e importancia.
• Habilidad para realizar evaluaciones de riesgos, auditorías de seguridad y planificación de preparación ante emergencias.
• Fuertes habilidades para resolver problemas y responder eficazmente a emergencias o crisis.
• Mentalidad orientada a resultados con compromiso hacia la mejora continua.
• Colaborativo y orientado al trabajo en equipo con una fuerte vocación de servicio.
• Disposición para asumir múltiples tareas y adaptarse a prioridades cambiantes.
• Proactividad y capacidad para motivar a otros y garantizar el cumplimiento de plazos.
• Capacidad para planificar con anticipación y asegurar una comunicación oportuna.
• Adaptabilidad y flexibilidad en entornos dinámicos. Conocimientos
• Gestión de recursos materiales, humanos y financieros.
• Normativas legales aplicables al sector educativo.
• Administración de mantenimiento preventivo y correctivo.
• Elaboración de presupuestos y control de gastos.
• Herramientas tecnológicas para la gestión administrativa (por ejemplo, SharePoint, plataformas de cumplimiento). Experiencia
• Mínimo de 5 a 7 años de experiencia en operaciones escolares, gestión de instalaciones y liderazgo en salud y seguridad.
• Experiencia comprobada en la gestión de equipos multifuncionales y supervisión de proyectos operativos a gran escala.
• Experiencia en gestión de compras, negociación con proveedores y administración de mantenimiento de instalaciones.
• Familiaridad con regulaciones locales, estatales y federales relacionadas con la seguridad y operaciones escolares.
• Sólido conocimiento de las normativas OSHA y otros estándares de seguridad relevantes. Educación
• Licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Contabilidad o un campo relacionado. Indispensables Educación
• Maestría en Administración, Gestión Educativa o constructor civil.
• Certificaciones adicionales en Salud y Seguridad, Gestión de Instalaciones o Gestión de Proyectos. Deseables ATRIBUTOS PERSONALES
• Altos niveles de integridad personal.
• Consciente y capaz de concentrarse en completar el trabajo con un alto estándar de calidad constante.
• Enfoque flexible y positivo hacia el trabajo.
• Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo; gran atención al detalle.
• Capacidad para trabajar con plazos ajustados y capaz de impulsar a otros para garantizar su cumplimiento.
• Adaptable a trabajar en un entorno de ritmo rápido y en constante cambio.
• Capacidad para trabajar bajo presión y mantener la calma.
• Proactivo y dispuesto a asumir múltiples tareas.
• Automotivado y entusiasta.
• Capacidad para trabajar de forma independiente.
• Debe ser un jugador de equipo, dispuesto a ayudar y ser flexible.
• Esforzarse continuamente por mejorar.