Asistente de experiencia

Asistente de experiencia

Descripción

I. Misión del Cargo
El/la Asistente de Experiencia es responsable de brindar una atención presencial de excelencia a los pacientes que acceden a los servicios de Laboratorio Clínico, Imagenología y Procedimientos Clínicos, asegurando una experiencia fluida, cálida y profesional desde la admisión hasta el cierre administrativo.
Su función incluye la gestión de admisión y venta de servicios clínicos, la orientación precisa sobre exámenes y procedimientos, y el uso eficiente de herramientas tecnológicas institucionales como el Sistema de Información (HIS), asegurando la trazabilidad y coordinación de las atenciones.
Además, es responsable de la gestión y rendición íntegra de los pagos recaudados, cumpliendo con los estándares internos de control y ética administrativa. A través de su rol operativo, contribuye directamente a la percepción positiva del usuario en el Patient Journey, al fortalecimiento de la eficiencia operativa y a la consolidación de una cultura organizacional centrada en la experiencia del paciente, en línea con la estrategia Cedimed 2025–2027.

II. Descripción del Cargo
1. Admisión y Atención Presencial de Pacientes de Servicios Clínicos
Recibir cordialmente a pacientes que acuden a Laboratorio, Imagenología o Procedimientos.
Verificar identidad, derivación médica y datos personales para el proceso de admisión.
Revisar órdenes médicas y validar que las prestaciones estén correctamente indicadas.
Registrar el ingreso en el sistema HIS y derivar al servicio clínico correspondiente.
Identificar y dar atención preferente a pacientes con movilidad reducida, adultos mayores o casos especiales.

2. Venta de Servicios Clínicos y Manejo Operativo de Caja
Generar pre-facturas, boletas o comprobantes de venta por las prestaciones solicitadas.
Verificar convenios y modalidades de pago aplicables a cada paciente.
Mantener un registro exacto de las transacciones de la caja, y asegurarse de que la caja siempre tenga el cambio necesario.
Rendición de Caja: Rendir de manera oportuna y precisa las cajas al área de Tesorería, asegurándose de que todos los registros y el dinero se correspondan y se cumplan los procedimientos establecidos para dicha actividad.
Resolución de Problemas: Resolver de manera eficaz cualquier problema o consulta que pueda surgir durante el proceso de venta de bonos y recepción de pagos.
Cumplimiento de Normativas: Seguir las políticas y regulaciones del centro médico en cuanto a la recepción de pagos, la venta de bonos y la rendición de caja; y asegurarse de que todas las transacciones cumplan con las leyes y regulaciones pertinentes.
Reportar a la jefatura cualquier inconsistencia o situación anómala en el proceso de recaudación.

3. Manejo de Plataforma HIS y Herramientas Digitales Institucionales
Ingresar datos de pacientes, órdenes y ventas de prestaciones en el HIS.
Validar que la trazabilidad de la atención quede registrada correctamente en la ficha clínica electrónica.
Verificar que los registros estén completos y actualizados en tiempo real.
Utilizar correctamente otras herramientas digitales complementarias según lineamientos de Cedimed.

4. Orientación Técnica y Operativa sobre Procedimientos y Prestaciones
Informar al paciente sobre preparación previa, duración, condiciones y requisitos para exámenes o procedimientos.
Resolver preguntas frecuentes y entregar información clara y comprensible.
Coordinar con profesionales del área clínica dudas específicas que excedan el ámbito administrativo.
Identificar y abordar situaciones de confusión o desinformación por parte del paciente.
Informar sobre tiempos estimados de espera y condiciones para entrega de resultados.
Conocimiento de los Programas Médicos: Estudiar y comprender a fondo los detalles, beneficios y requisitos de los programas médicos disponibles para asegurar una correcta asesoría a los usuarios.
Asesoramiento al usuario: Proporcionar información detallada y precisa a los usuarios sobre los programas médicos disponibles, destacando sus beneficios y ayudándoles a seleccionar el programa que mejor se adapte a sus necesidades.
Gestión de Ventas: Llevar a cabo el proceso de venta de los programas médicos de manera eficiente y profesional, desde la explicación del programa hasta la finalización de la compra.
Seguimiento Post-Venta: Realizar un seguimiento después de la venta para asegurarse de que el usuario esté satisfecho y para resolver cualquier consulta o problema que pueda surgir.

5. Contribución a la Experiencia del Usuario en Servicios Clínicos
Generar un ambiente acogedor y profesional desde el primer contacto con el paciente.
Evitar demoras, duplicidades o errores que generen frustración o desinformación.
Detectar señales de insatisfacción y canalizarlas a la jefatura o equipo de experiencia del usuario.
Entregar indicaciones claras sobre los siguientes pasos del paciente en su ciclo asistencial.
Colaborar con otras áreas para asegurar fluidez en el Patient Journey.
Entrega de Resultados: Facilitar la entrega de los resultados de los exámenes a los usuarios en el horario establecido, manteniendo la confidencialidad y el respeto a la privacidad del usuario.
Verificación de Datos: Verificar que los resultados de los exámenes correspondan correctamente con los datos del usuario antes de la entrega.

6. Cumplimiento de Normas de Control, Seguridad y Calidad en la Atención
Aplicar correctamente los protocolos de atención y admisión definidos por Cedimed.
Asegurar la confidencialidad de la información del paciente durante todo el proceso.
Cumplir con las normas contables, administrativas y de seguridad en el manejo de fondos.
Reportar incidentes administrativos, operativos o de seguridad según los canales establecidos.
Participar en capacitaciones institucionales relacionadas con calidad y seguridad del paciente.

Requerimientos

Académica
Grado de educación superior en áreas relacionadas con la administración de salud o administración de empresas.

Experiencia
Experiencia previa de al menos 2 años en un rol de atención al cliente o administrativo en un entorno de atención médica.

Conocimientos y Habilidades
Habilidades Informáticas: Competencia en el uso de software de oficina estándar, así como sistemas específicos de gestión de pacientes y programación de citas.
Habilidades de Comunicación: Excelentes habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales, son esenciales en este rol. Esto incluye la capacidad para explicar los servicios y procedimientos del centro de manera clara y efectiva a los pacientes.
Habilidades Interpersonales: Habilidades fuertes de servicio al cliente y habilidades interpersonales son importantes, dado que este rol implica interactuar con una variedad de personas, incluyendo pacientes, familiares de pacientes, y personal médico.
Certificaciones: En algunos casos, puede ser requerido o preferido tener certificaciones relevantes, como una certificación en codificación médica o facturación médica.