Administrador de Oficina

**Descripción general del trabajo**

El administrador de la oficina es responsable de administrar las operaciones diarias de la oficina, generar cotizaciones de ventas, procesar pedidos, generar órdenes de compra, procesar pagos, rastrear pedidos y entregas, organizar horarios, coordinar reuniones, saludar a los visitantes, mantener los suministros de oficina, manejar la correspondencia y garantizar un flujo de trabajo fluido. Requieren fuertes habilidades organizativas, excelente comunicación y atención al detalle. Se requiere que dominen el español y el inglés.

**Responsabilidades**

Reportando directamente a la Gerencia, el Administrador de la Oficina será responsable de garantizar que se mantengan procesos eficientes en toda la oficina para contabilidad, nómina, envío y recepción, ventas y almacenamiento.

Son responsables de abrir y cerrar las oficinas y realizar todas las funciones administrativas y contables, incluidas las siguientes:

- Organización de horarios de los empleados, incluidos los arreglos de viaje.
- Coordinación de reuniones con clientes y proveedores.
- Abrir y cerrar la oficina, contestar llamadas telefónicas, recibir a los visitantes, mantener los suministros de oficina.
- Mantener registros financieros, incluidas cuentas por cobrar, cuentas por pagar, nóminas y seguimiento de gastos, y proporcionar informes periódicos según sea necesario y garantizar el cumplimiento de la ley.
- Elaborar y dar seguimiento a cotizaciones a clientes.
- Emitir y dar seguimiento a órdenes de compra.
- Mantener listas precisas de clientes y contactos.
- Mantener registros precisos de los productos.
- Proporcionar apoyo administrativo a los jefes de proyecto.
- Desarrollar todos los folletos técnicos, manuales de usuario y guías de instalación de cara al cliente en cooperación con el departamento de ingeniería.
- Mantener tablas de costos y precios de cara al cliente para todos los productos.
- Mantener actualizado el material de marketing de productos, incluidos folletos, panfletos y presentaciones de productos.
- Colaborar en el desarrollo de videos de marketing.
- Desarrollar, implementar y realizar un seguimiento de los esfuerzos de marketing, como correo electrónico, redes sociales o campañas digitales, y organizar ferias comerciales y otros eventos.
- Mantener stock de todos los materiales de marketing.
- Escribir, corregir y editar contenido creativo y técnico en diferentes medios.

**Calificaciones**
- Fluido en inglés.
- Licenciatura en Negocios, Administración, un campo técnico o disciplina relacionada de una universidad acreditada.
- Altamente competente en productos de Microsoft Office.
- Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Capacidad para escribir y editar contenido con atención al detalle.
- Fuertes habilidades de priorización, organización y gestión de proyectos.
- Disposición a viajar (hasta un 10%).

**Calificaciones Preferidas**:

- Título avanzado en administración de empresas, marketing, comunicaciones o un campo relacionado.
- 2-5 años de experiência en administración de oficina, contabilidad, ventas u otros.
- Dominio de WordPress u otra plataforma web.
- Conocimiento de diversas herramientas de marketing y análisis, como Google Analytics, sistemas CRM (por ejemplo, Salesforce) y sistemas de gestión de contenidos.
- Experiência en fabricación, minería u otra experiência industrial (cualquier responsabilidad).
- Experiência en edición de vídeo.
- Experiência en redes sociales; facebook, twitter, youtube, etc.

Tipo de puesto: Tiempo completo, Medio tiempo

Horas previstas: de 20 a 40 por semana

Pregunta(s) de postulación:

- Please explain what interest you most about this position and our company.
- Why are you leaving your current position?