Profesional Asistente de Gestión

OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar en la coordinación de actividades que permitan cumplir con los programas de estudio que deben cursar los
estudiantes de medicina, de acuerdo con el reglamento académico y normativas del estudiante, y apoyar en los procesos de movilidad estudiantil.

FUNCIONES FRECUENTES

1) Atención de estudiantes
- Mantener comunicación permanente y oportuna con los estudiantes.
- Dar atención permanente a alumnos/as de I a VII nível
- Atender consultas de los estudiantes en forma presencial, digital y/o telefónica.

2) Mantención y revisión de archivos físicos y digitales
- Mantener actualizada la nómina de vacunas contra VHB, influenza y pase de movilidad u otras que se requieran
- Solicitar el listado de alumnos/as matriculados/as cada año a la unidad que corresponda.
- Mantener registro todos los estudiantes de la carrera y proveerlo en caso de ser requerido.
- Mantener actualizado el archivo de Reglamentos, procedimientos y protocolos de la escuela y/o facultad y proveerlo a quien lo requiera.
- Mantener el repositorio la totalidad de los programas de los cursos de la malla curricular vigente.
- Solicitar a los PECs y PEIs completar vía online los programas y calendario de su asignatura.
- Solicitar a los/as coordinadores/as de nível la aprobación de los programas de su nível
- Chequear que se encuentren todos los calendarios enviados, y programas aprobados y solicitar a los respectivos PECs, PEIs y coordinadores/as de nível que realicen lo que se encuentre pendiente.
- Revisar que se encuentren a disposición de los alumnos/as los programas en ucampus y ucursos.

3) Apoyar en compras y solicitudes
- Realizar cotizaciones.
- Realizar seguimiento a las compras
- Realizar recepción de productos comprados en casos que correspondan.
- Llevar registro de las compras efectuadas

3) Apoyo administrativo en la coordinación de actividades clínicas
- Posterior al sorteo de internados construir las nóminas de sexto y séptimo para ponerla a disposición del coordinadores/as de nível, asesor/a de gestión y Dirección de escuela.
- Realizar el seguimiento de alumnos/as retrasados e informar al coordinador/a de nível y asesor/a de gestión
- Revisar que todos los alumnos/as de los níveles de VI y VII se encuentren correctamente inscritos y de no ser así, solicitar su inscripción.
- Recabar desde los cinco campos clínicos la información clínica de los servicios/Unidades a utilizar por internados y asignaturas clínicas, para la confección de las planillas que se envían a Dirección Clínica.
- Solicitar y mantener los archivos con la capacidad formadora por hospital y consolidar en un archivo único.
- Colaborar en la gestión de la vacunación contra Hepatitis B de los alumnos de la escuela, esto implica citar a los estudiantes, solicitar los archivos de respaldos de vacunación y realizar seguimiento a los alumnos/as no vacunados.
- Hacer seguimiento del estado de inmunización de los estudiantes.
- Elaborar certificados de VHB en caso de ser requeridos por los estudiantes.
- Disponer de la información clínica de la carrera (Nóminas y certificados) enviados en cada rotación
- Apoyar a secretarias docentes en dudas en confección del material necesario para envío a la dirección clínica.

4) Apoyo a la unidad de gestión de la escuela.
- Gestionar la plataforma de justificaciones de asistencia confirmando si fue aprobada por el respectivo PEC.
- Realizar informes semestrales de inasistencia de los estudiantes para su análisis correspondiente. Por parte del coordinador/a de nível o la Dirección de escuela.
- Realizar análisis de datos según lo que se le solicite el/la asesor/a de gestión la Dirección de escuela.
- Apoyar en la elaboración de procedimientos de la escuela
- Mantener informados a estudiantes, PECs y PEIs de los diferentes procesos académicos, en la comunidad de ucursos.
- Colaborar en la coordinación de las actividades con los colaboradores de la escuela y campus.
- Colaboración en la gestión y producción de la ceremonia de titulación.

4) Movilidad Estudiantil
- Mantener de información relacionada con datos de estudiantes extranjeros (Registro de Movilidad).
- Confeccionar de documentos y certificados (Notas, acuerdo académico, cartas de recomendación, certificados de cumplimiento de programa de movilidad, entre otros)
- Dar atención permanente de información sobre movilidad Estudiantil a estudiantes y departamentos.
- Aplicar, mantener, analizar y generar informes de encuestas de aplicación del programa de movilidad. REQUISITOS Estudios mínimos: Universitaria Carreras: Administración Pública, Ingeniería Requisitos Minimos: ESTUDIOS FORMALES
- Mínimo indispensable: Profesional del área de la administración, ingeniería o carrera afín

EXPERIENCIA:

- En cargo similar: 1 año.

CONOCIMIENTOS NECESARIOS:

- Manejo a nível avanzado de programas Windows, Chrome y herramientas de google.
- Excel y Word avanzado
- Manejo de programa