Protocol Assistant

hace 3 semanas

Santiago de Chile United Nations A tiempo completo

This position is located in the Office of the Secretary of the Commission. The Protocol Assistant reports to Secretary of the Commission.

**Responsibilities**:
Within delegated authority, the Protocol Assistant will be responsible for the following duties:

- Briefs international personnel and their dependents on protocol matters, provides advice and ensures the support required, in compliance with local regulations and protocol.
- Prepares notes verbales informing the Ministry of Foreign Affairs:
a) the appointment of each new staff member of the professional category. Also prepares the form required by the Ministry for the accreditation of the staff member concerned and family members.

b) the cessation of functions of the staff member of the professional category that are leaving ECLAC.

c) any change in the marital status of the staff members of the professional category.
- Prepares notes verbales requesting the Ministry of Foreign Affairs:
a) official visas for staff members, consultants, scholarship holders and their families (including parents, parents-in-law and service personal) and for participants to meetings being held at ECLAC premises in Santiago.

b) identity cards for staff members of the professional category and their families (new and copies in case of loss or robbery) and ensures that are returned to the Ministry of Foreign Affairs when required;
c) authorization to change visa, from official to resident, for the non-Chilean children for the staff members aged more tha 18 years and with the intention to work in the country and also for retired staff members and their families who wish to reside in Chile;
d) authorization to entry Chile without the necessary visa for participants in ECLAC meetings or scholarship holders.
- Negotiates with Government official different kind of problems affecting staff members, scholarshipholders and their families or participans, like loss or robbery of documents, illegal situation in the country, etc. informs the Ministry of Foreign Affairs accordingly and finds the proper solution.
- Responds to queries relating to the above-mentioned area of responsibility;
- Maintains files for each staff member of the professional category.
- Informs the non-Chilean staff members when their visas will be expiring in order to request the renewal on time.

Related to conferences and meetings:

- Responsible for travel arrangements and travel requests for participants invited by ECLAC to attend meetings.
- Responsible for the registration (including acceptance process) and accreditation of participants, including the process of picking up credentials.
- Responsible for preparation of the list of participants.
- Ensure compliance with instructions given by the of the Secretary General regarding ECLAC representation at meetings.
- Explain to ECLAC staff members the provisions and requirements established by the Office of the Secretary General.
- Prepares the answers to invitations received by ECLAC to conferences, seminars, workshops, etc.
- Performs other related duties assigned by the Secretary of the Commission.

Competencies

Communication: Speaks and writes clearly and effectively. Listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately. Asks questions to clarify and exhibits interest in having two-way communication. Tailors' language, tone, style and format to match the audience. Demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.

Planning and organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies. Identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required. Allocates appropriate amount of time and resources for completing work. Foresees risks and allows for contingencies when planning. Monitors and adjusts plans and actions as necessary. Uses time efficiently.

Client orientation: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view. Establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect. Identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions. Monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems. Keeps clients informed of progress or setbacks in projects. Meets timeline for delivery of products or services to client.

Education
High school diploma or equivalent is required.

Work Experience

Experience in organizing or facilitating official events or activities of diverse and high-level officials is desirable

Experience interpreting legal and administrative instructions is desirable.

Experience using Enterprise Resource Planning Systems such as SAP is desirable.

Experience using complex meeting and conference management software such as (Indico, Webex,etc) is desirable.

Languages
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat; and Spanish is a wo

  • Protocol Assistant

    hace 4 semanas

    Santiago de Chile United Nations A tiempo completo

    This position will be temporarily vacant for a period of three months. This position is located in the Office of the Secretary of the Commission of ECLAC. **Responsibilities**: The Protocol Assistant will contribute with the work of the Office of the Secretary of the Commission and on the implementation of the programme of work and will be responsible for...

  • Support Assistant

    hace 4 semanas

    Santiago de Chile Cabify A tiempo completo

    **Job description Support Assistant - PART TIME (Sabados y Domingos)** ¿Quieres cambiar el mundo? Eso es lo que hacemos en Cabify. Nuestro objetivo es hacer de las ciudades mejores lugares para vivir, mejorando la movilidad de las personas que viven en ellas, conectando a pasajeros y conductores con tan sólo pulsar un botón. Es posible que algún día...

  • Senior Meetings Services Assistant

    hace 2 semanas

    Santiago de Chile United Nations A tiempo completo

    This position is located in the Conference Services Unit, Office of the Executive Secretary. The Senior Meeting Services Assistant reports to the Chief of Office of the Office of the Executive Secretary. **Responsibilities**: Under the supervision of the Chief of Office of the Office of the Executive Secretary, the Senior meeting service assistant is...

  • Senior Telecommunications Technical Assistant

    hace 3 semanas

    Santiago de Chile United Nations A tiempo completo

    This position is located in the Information Communications Technologies Section, Division of Administration. The Senior Telecommunications Technical Assistant reports to the Chief of the Section. **Responsibilities**: Under the overall supervision of the Chief of the Section, the Telecommunications Technical Assistant will be responsible for the following...

  • Auxiliar de Pabellón

    hace 3 semanas

    Santiago de Chile XinerLink A tiempo completo

    Institución de salud, ubicada en Lo Barnechea, se encuentra en búsqueda de Auxiliares de Pabellón.Funciones: - Traslado y posicionamiento de pacientes. Conocer y revisar la tabla quirúrgica programada del pabellón al que es asignado. Prepara mesa quirúrgica según corresponda - Colabora con Pabellonero en las funciones de asistencia al paciente,...

  • Ayudante de Cocina Providencia 6x1

    hace 2 semanas

    Santiago de Chile Sodexo Chile A tiempo completo

    En Sodexo, segmento salud, requerimos incorporar a nuestros equipos de trabajo a ayudante de cocina para desempeñarse en operaciones de importante empresa ubicada en Melipilla.¿Qué harás en esta posición? Ejecutar funciones de apoyo a las distintas actividades realizadas en la cocina, desde la elaboración de productos hasta el orden, limpieza y...

  • Auxiliar Dietética Estación Central 2x2 Día

    hace 3 semanas

    Santiago de Chile Sodexo Chile A tiempo completo

    En Sodexo buscamos profesionales en el área de Dietética para unirse a nuestro equipo en la distribución de alimentos a pacientes. Si eres un apasionado/a por la nutrición y tienes habilidades de organización, atención al detalle y capacidad para trabajar en equipo, ¡esta es tu oportunidad! Responsabilidades - Ejecutar la distribución de alimentos a...

  • Auxiliar de Casino 6x1

    hace 3 semanas

    Santiago de Chile Sodexo Chile A tiempo completo

    Sodexo Chile está en búsqueda de un(a) Auxiliar de Casino para unirse a nuestro equipo. Si eres una persona apasionada por la excelencia operacional, ¡Esta es tu oportunidad!Como Auxiliar de Casino deberás preparar y ejecutar las actividades de limpieza, orden y atención al cliente, antes, durante y posterior a la entrega de servicios de alimentación...

  • Auxiliar de Limpieza Clínica 6x1 Día, Lo Barnechea

    hace 3 semanas

    Santiago de Chile Sodexo Chile A tiempo completo

    Estamos en búsqueda de tu talento para trabajar como Auxiliar de limpieza Clínica para Providencia Jornada: 6x1 rotativos.Funciones: - Ejecutar las actividades de limpieza en recintos clínicos, para mantener el cumplimiento de rutinas y trabajos asignados por las jefaturas, todo dentro de los protocolos y procedimientos de limpieza establecido por los...

  • Auxiliar de Casino

    hace 3 semanas

    Santiago de Chile Sodexo Chile A tiempo completo

    Sodexo Chile está en búsqueda de un(a) Auxiliar de Casino para unirse a nuestro equipo. Si eres una persona apasionada por la excelencia operacional y con experiência en Traslado de pacientes, ¡Esta es tu oportunidad!Como Auxiliar de Casino deberás preparar y ejecutar las actividades de limpieza, orden y atención al cliente, antes, durante y posterior...

  • Ayudante de Cocina

    hace 3 semanas

    Santiago de Chile Sodexo Chile A tiempo completo

    En Sodexo Chile estamos buscando un (a) Ayudante de Cocina para unirse a nuestro equipo en la comuna de Las Condes. Si tienes experiência ¡Esta podría ser la oportunidad perfecta para ti!Acerca de nosotrosSomos una compañía francesa líder global en servicios de calidad de vida. En Chile, nosenfocamos en brindar soluciones integrales de facilty...

  • Asistente de Eventos con Pago Diario

    hace 3 semanas

    Santiago de Chile Alternattiva A tiempo completo

    Importante empresa de ecomunicaciones con presencia a nível nacional requiere el apoyo de un Staff de personas con conocimiento en eventos, con el fin de apoyar el la logística e implementación del catering con pago diario y por evento.Funciones: - Garzonear y ejercer funciones de Runner de comidas - Apoyar la planificación de acciones relacionadas a la...

  • Auxiliar de Aseo y Mantenimiento Reas Part Time

    hace 3 semanas

    Santiago de Chile XinerLink A tiempo completo

    Importante Centro hospitalario de la comuna de Las Condes, se encuentra en búsqueda de Auxiliar de aseo y Mantención del Reas de manera part time por 30 horas semanales. Funciones: -Mantener el orden y limpieza de la sala en diferentes unidades para que se lleven a cabo todos los procedimientos yactividades en las óptimas condiciones. - Mantener la...

  • Auxiliar de Casino

    hace 3 semanas

    Santiago de Chile Sodexo Chile A tiempo completo

    En Sodexo Chile estamos buscando un/a Auxiliar de Casino para unirse a nuestro equipo en la comuna de (Quilicura) Si te apasiona el servicio al cliente, tienes experiência en limpieza y atención al cliente en el área de la alimentación, ¡esta podría ser la oportunidad perfecta para ti!Acercade nosotrosSomos una compañía francesa líder global en...

  • Assistant Facilities Soft Services

    hace 4 semanas

    Santiago de Chile Cushman & Wakefield A tiempo completo

    **Job Title** Assistant Facilities Soft Services **Job Description Summary** Assist with the operation, troubleshooting, diagnostics, housekeeping, and repairs on commercial buildings [Please delete this section before finalizing the Job Requisition: Below is an example Job Description for this Job Profile, and may need to be updated to reflect the...

  • Auxiliar de Servicios Unidad de Esterilización

    hace 2 semanas

    Santiago de Chile XinerLink A tiempo completo

    Institución de salud de Lo Barnechea se encuentra en búsqueda de auxiliares de esterilización.Funciones: -Clasificar y ejecutar la entrega de material esterilizado en pabellón, según necesidades de cada cliente.Identificar diferencias entre área sucia y limpia de los elementos entregados parala interacción y entrega para los diferentes servicios, para...

  • Auxiliar de Esterilización

    hace 3 semanas

    Santiago de Chile XinerLink A tiempo completo

    Institución de salud de Lo Barnechea se encuentra en búsqueda de auxiliares de esterilización.Funciones: -Clasificar y ejecutar la entrega de material esterilizado en pabellón, según necesidades de cada cliente.Identificar diferencias entre área sucia y limpia de los elementos entregados parala interacción y entrega para los diferentes servicios, para...

  • Ayudante de Cocina Clínica

    hace 2 días

    Santiago de Chile Sodexo Chile A tiempo completo

    Estamos en la búsqueda de Ayudante de Cocina para Clínica Santa María en Providencia.Acerca de nosotros: Somos una empresa líder en el sector de servicios de salud, comprometidos con la calidad y bienestar de nuestros pacientes y funcionarios. Con más de 40 años de experiência, nos hemos consolidado como un referente en la industria, brindando...

  • Asistente Administrativo/ Reemplazo 1 Semana

    hace 2 semanas

    Santiago de Chile Human Net Consultores A tiempo completo

    Empresa busca Asistente Administrativo para trabajar en su oficina de Las Condes.Condiciones1. Renta: $800.000 líquidos mensuales, pago será proporcional a la semana trabajada. 2. Horario: lunes a viernes de 8:30 a 18:00, viernes hasta las 14:00. 3. Lugar de trabajo: cercano a metro Alcántara, Las Condes.4. Funciones: - Responsable de la entrega y...

  • Asistente Administrativo/ Reemplazo 1 Semana

    hace 2 semanas

    Santiago de Chile Human Net Consultores A tiempo completo

    Empresa busca Asistente Administrativo para trabajar en su oficina de Las Condes.Condiciones1. Renta: $800.000 líquidos mensuales, pago será proporcional a la semana trabajada. 2. Horario: lunes a viernes de 8:30 a 18:00, viernes hasta las 14:00. 3. Lugar de trabajo: cercano a metro Alcántara, Las Condes.4. Funciones: - Responsable de la entrega y...