Office Manager
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Búsqueda confidencial Office Manager
Importante empresa del rubro energía busca incorporar un/a Office Manager para coordinar la operación diaria de sus oficinas y brindar apoyo administrativo a distintas áreas de la compañía.
La posición es 100 % presencial en la zona oriente de Santiago, cercana al metro, y considera la coordinación de dos oficinas ubicadas en edificios próximos.
Objetivo del cargo
Asegurar el funcionamiento cotidiano de las oficinas, centralizando la recepción, la coordinación de servicios generales y proveedores, y diversas gestiones administrativas. También dará seguimiento a procesos de facturación y cobranza administrativa, de acuerdo con los procedimientos y autorizaciones de la empresa.
Principales
funciones:
Recibir y orientar a clientes, proveedores y visitas; coordinar salas, reuniones y requerimientos asociados.
Supervisar las necesidades operativas de ambas oficinas, incluyendo mantenciones, aseo, accesos, insumos y espacios de trabajo.
Coordinar proveedores, cotizaciones, órdenes de compra y seguimiento de servicios.
Mantener registros de contratos, inventarios, facturas y documentación administrativa.
Realizar seguimiento de facturas pendientes, enviar recordatorios de pago y registrar compromisos informados por clientes.
Apoyar la coordinación logística de ingresos de nuevos colaboradores, actividades internas y eventos.
Mantener comunicación con las áreas internas y escalar oportunamente asuntos que requieran decisiones de otras áreas.
Requisitos:
Formación técnica o profesional en Administración, Secretariado Ejecutivo, Gestión Administrativa, Logística, Recursos Humanos, Ingeniería de Ejecución o carrera afín.
Entre 2 y 4 años de experiencia en administración de oficinas, recepción, servicios generales o coordinación administrativa.
Manejo de Microsoft 365 y Excel intermedio; experiencia con calendarios y plataformas administrativas.
Experiencia en seguimiento de facturas y cobranzas administrativas, coordinación de proveedores y manejo de ERP.
Disponibilidad para trabajar presencialmente y desplazarse durante la jornada entre dos oficinas cercanas.
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