Analista de tramites y permisos

Objetivos del cargo

• Asegurar la obtención oportuna de permisos, patentes comerciales y autorizaciones necesarias para la apertura de nuevas tiendas y la continuidad operativa de las existentes, gestionando el flujo completo de regularización: término de obras, Resolución Sanitaria (SEREMI de Salud), patente provisoria, recepción DOM, patente definitiva y patente de alcohol, cuando corresponda.
• Garantizar el cumplimiento normativo ante organismos municipales, sanitarios y regulatorios, resguardando que ninguna tienda opere sin la documentación habilitante vigente.
• Anticipar y alertar oportunamente los riesgos asociados a permisos y licencias que puedan comprometer los plazos del plan anual de aperturas.
• Mantener documentación completa, ordenada, vigente y disponible para auditorías, fiscalizaciones y requerimientos internos o externos.

Responsabilidades

1. 1. Gestionar la obtención de certificados municipales necesarios para aperturas y trámites de patentes (informaciones previas, zonificación, número municipal, recepción final, entre otros).
2. 2. Tramitar las autorizaciones sanitarias ante la SEREMI de Salud para la habilitación de nuevas tiendas, gestionando el ingreso de expedientes, el seguimiento de observaciones y la obtención de la Resolución Sanitaria.
3. 3. Coordinar la obtención de patentes comerciales provisorias para habilitar la apertura de cada tienda dentro del plazo comprometido, y gestionar su posterior conversión a patente definitiva una vez obtenida la recepción final DOM.
4. 4. Gestionar la obtención, renovación y regularización de patentes de alcohol, incluyendo el análisis de factibilidad por comuna, el seguimiento ante municipalidades y concejos, y la evaluación de conversiones de categoría según el formato de tienda (minimercado / supermercado).
5. 5. Relacionarse directamente con Direcciones de Obras Municipales, departamentos de patentes y rentas municipales y SEREMI de Salud, gestionando presencialmente los trámites cuando el avance del expediente lo requiera.
6. 6. Mantener actualizado el estado de tramitación del parque completo de tiendas en el sistema de seguimiento del área, informando semanalmente avances, hitos próximos y riesgos por tienda y por etapa, y alertando desviaciones con anticipación suficiente para activar planes de mitigación.
7. 7. Consolidar y validar la documentación legal y técnica requerida en los trámites con las áreas internas, asegurando la disponibilidad oportuna de antecedentes de Arquitectura (planos, permisos, recepciones DOM) y de Legal (documentación contractual y societaria).
8. 8. Generar órdenes de compra y gestionar los pagos de derechos municipales, patentes y servicios asociados a los trámites, operando los sistemas de la empresa y coordinándose con Finanzas y Tesorería.
9. 9. Mantener actualizadas las carpetas digitales por tienda y el respaldo documental de permisos, resoluciones y patentes, asegurando trazabilidad ante fiscalizaciones.

Herramientas y sistemas

• Excel: control y seguimiento del estado de tramitación por tienda.
• SAP: generación de órdenes de compra, gestión de pagos y recepción de facturas.