Asistente de Dirección y Servicios Generales

hace 2 semanas

Santiago, Metropolitana, Chile Tawa A tiempo completo
Importante empresa requiere de un Asistente de Dirección y Servicios Generales

Ubicación:
Las Condes - Quilicura

Horario:
Art días presenciales + 2 de teletrabajo)

Funciones:


Mantener comunicación con el personal de portería, recibiendo a las personas externas que vengan a reuniones o a visitar los distintos Departamentos.

Recibir a los proveedores, visitas, clientes, documentación y correspondencia que llegue a la Compañía, llevando un registro.

Contestar las llamadas telefónicas, derivarlas y tomar los mensajes para los distintos Departamentos de la Compañía.

Contestar preguntas frecuentes y simples de clientes internos y externos.


Llevar un inventario de la bodega de insumos de oficina y materiales de aseo, enviando a tiempo la solicitud de stock mensual a DIMERC.

Llevar control de materiales que se solicitan por los trabajadores y lo que se entrega.


Coordinación de viajes y traslados nacionales e internacionales (Traslados, Vuelos, Hoteles, POB) para los miembros del área Comercial y Administrativa cuando corresponda.

Coordinación de salas de reuniones por Outlook, manteniendo un calendario organizado.

Controlar que las salas de reuniones tengan suministros y estén limpias y ordenadas antes y después de cada reunión.

Llevar registro de los anexos telefónicos, y distribuirlos al personal, cada vez haya un cambio.

Coordinar agenda de inducciones a nuevos trabajadores y cumpleaños de forma mensual.

Coordinación de salas y materiales para capacitaciones.

Gestionar todas las solicitudes de pedidos en SAP (SOLPED).


Llevar el registro de inscripción diaria de almuerzos del personal, derivando esta información al proveedor del casino antes del mediodía, entregando el control a fin de mes a RRHH.

Llevar proceso de minuta del mes.

Coordinar las celebraciones y comidas extras que se requieran.


Asistir a los miembros del CODIR en los requerimientos de coordinación de reuniones, agenda, viajes, traslados y suministros, organizar traducciones, y consolidar en un mismo formato presentaciones de Business Review en Share Point.


Asistir la agenda mensual del director general, coordinar sus viajes, traslados, rendición de sus gastos mensuales y apoyo con requerimientos de asistencia domestica que requiera junto a su familia.


Requisitos:

  • Estudios técnicoprofesionales en Administración o Secretariado.
  • Computación a nível usuario, manejo de Word, PPT Excel.
  • Idioma Inglés intermedio e ideal francés.

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