Asistente Ejecutiva(o) Decanato

La Facultad de Ciencias Forestales y de la Conservación de la Naturaleza tiene el agrado de invitar a participar del concurso Asistente Ejecutiva(o) Decanato de acuerdo a lo señalado:
**OBJETIVOS DEL CARGO**

Responsable de gestionar y realizar las labores ejecutivas, administrativas, operacionales y todas aquellas que sean necesarias para el óptimo funcionamiento y desempeño del Decanato, promoviendo excelentes relaciones interpersonales con toda la Comunidad Universitaria, asistiendo de forma ejecutiva, oportuna y eficiente al Decano de la Facultad de Ciencias Forestales y de la Conservación de la Naturaleza.

**FUNCIONES REGULABLES Y ESPECIFICAS**
- Gestionar la agenda de su jefatura directa, organizando compromisos y actividades (consejos, entrevistas, reuniones, comisiones de servicio, entre otros) según requerimiento de las distintas unidades y disponibilidad de horarios del Decano, validando la información con su jefatura.- Elaborar la documentación interna y/o externa (física y electrónica), redactando y tipeando resoluciones, cartas, oficios, memos, informes, entre otros, e imprimiendo, fotocopiando y escaneando documentos, según requerimientos de su jefatura en formatos establecidos.
- Preparar presentaciones, informes u otros, de acuerdo a lo requerido por su jefatura directa.
- Gestionar el flujo de información del Decanato, según requerimientos de la jefatura y procedimientos institucionales de forma oportuna y precisa resguardando la confidencialidad que ameriten.
- Verificar la correspondencia y documentación entrante y saliente del Decanato (cartas, documentos digitales, oficios, memorandos, publicaciones, entre otros), realizando el registro correspondiente y coordinando su envío a áreas internas y/o externas de la Universidad.
- Mantener el registro, control y seguimiento de todos los Oficios, Resoluciones y emitidas por la facultad de modo que se encuentren disponibles cuando se requieran.
- Gestionar el registro, control y seguimiento del Libro de Sumarios e Investigaciones Sumarias de la Facultad, de modo que se encuentre disponibles cuando se requiera.
- Gestionar requerimientos y procedimientos administrativo (solicitudes de compra, solicitudes de contratación a honorarios, contrataciones, productividades, horas extras, etc.), relacionados con actividades propias del Decanato.
- Gestionar el registro de todos los convenios suscritos por la facultad con entidades de educación superior; empresas públicas y privadas, asesorías técnicas, tanto nacionales como extranjeras.
- Organizar y mantener el sistema de archivo de toda la documentación relevante del Decanato, de forma física y digital, manteniendo su orden y disponibilidad para los requerimientos internos y externos de la Universidad.
- Mantener la disponibilidad de insumos de oficina y materiales de aseo e higiene básicos según sea necesario, asegurándose de que haya stock en bodega y gestionando la compra en caso de ser necesario.
- Asignar labores al estafeta en la distribución de documentos y correspondencia a nível interno y externo de toda la facultad
- Verificar las condiciones de la sala de reuniones, equipos, insumos de oficinas, video conferencias y café para reuniones asociadas al Decanato.
- Participar y tomar nota de las reuniones a solicitud de su jefatura.
- Colaborar y brindar apoyo en las actividades eventuales o extraordinarias que se encuentren a cargo del Decanato.
- Atender a funcionarios y académicos de forma presencial y telefónica, proporcionar información, documentos y/o resolver consultas según lo solicitado.
- Atención de autoridades nacionales e internacionales que recibe el Decano.
- Otras tareas que asigne su superior jerárquico por necesidades de la Facultad.

**RENTA BRUTA $ 1.526.773.**
REQUISITOS Estudios mínimos: Técnico profesional superior Carreras: Asistente Ejecutivo, Secretariado, Secretariado Bilingue Requisitos Minimos:
**ESTUDIOS FORMALES**:
Mínimo Indispensable: Educación Técnica Profesional.

Carreras: Secretariado Ejecutivo Bilingüe, Asistente Ejecutiva y de Gestión. (adjuntar copia de título)

Excluyente: Diplomado Asistente de Alta Dirección (adjuntar copia de diplomado)

Preferencia: inglés hablado y escrito Intermedio (adjuntar acreditación)

**EXPERIENCIA**:
En cargo similar: 2 años.

En el área del cargo: 3 años en entidades públicas y/o privadas de Educación Superior

**CONOCIMIENTOS ESPECIALIZADOS EN**:

- Redacción Técnica y/o Comercial
- Plataforma Mercado Público (se valora)
- Excelente conocimiento y uso de MS Office (excel, word, power point, entre otros)
- Uso de plataformas de video conferencias (meet, zoom, teams entre otras)

**CARACTERÍSTICAS PERSONALES Y HABILIDADES**:

- Discreción y confidencialidad
- Proactividad y Autonomía
- Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Adhesión a normas