Asistente Administrativo

**REQUISITOS MÍNIMOS (EXCLUYENTES)**
- Título Técnico Profesional de nível superior del área de la Administración, Administrador público, Asistente Ejecutivo, Secretaría o carrera afín, de a lo menos cuatro semestres de duración, otorgado por una Universidad o Instituto Profesional del Estado o reconocido por éste o aquellos validados en Chile de acuerdo con la legislación vigente.
- Al menos 3 años de experiência laboral desde la obtención del título como técnico nível superior.

**FUNCION PRINCIPAL**

Apoyar a la Unidad Técnica (UT) e ITOS del SSMSO en la gestión técnica y administrativa del contrato de diseño y construcción “Reposición Complejo Asistencial Dr. Sótero Del Río” y de los contratos de las asesorías de inspección técnica de obras, durante la etapa de ejecución de obras, según corresponda.

**FUNCIONES ESPECÍFICAS**
- Apoyar a la Unidad Técnica e ITOS del contrato de diseño y construcción en la gestión documental, técnica y administrativa, asociada a las comunicaciones relacionadas con el proyecto, tales como, correspondencia con el contratista, con las asesorías de inspección técnica y otras comunicaciones del Departamento de Gestión de Proyectos (DGP) o del Servicio relacionadas con el contrato. En particular, realizar tareas como, recibir, revisar, distribuir, archivar, despachar y llevar un control de toda la documentación asociada a las comunicaciones, adecuándose a los procesos y procedimientos establecidos por la Unidad Técnica.
- Confeccionar documentación para la gestión de la Unidad Técnica, en forma interna o con el SSMSO.
- Apoyar la revisión de antecedentes asociados a los estados de pago de contrato de diseño y construcción y del contrato de asesoría (AITO) a la UT, de acuerdo con los procedimientos definidos por la Oficina técnica.
- Apoyar a la oficina técnica en la revisión de antecedentes presentados por el contratista para aprobación por parte del ITOS de los subcontratos de la etapa de construcción, de acuerdo con los procedimientos definidos por la Oficina técnica.
- Recibir, revisar, subir al sistema de facturación y realizar seguimiento de antecedentes en el sistema de facturación para la gestión de los estados de pago del contrato de diseño y construcción y de los contratos de Asesorías a la Inspección Técnica.
- Apoyar seguimiento a la agenda de actividades de la Inspección Técnica, levantando las alertas oportunas para el cumplimiento de hitos y plazos correspondientes a los procesos de gestión de la Unidad Técnica del contrato, de acuerdo con los procedimientos internos de cada proceso asociado
- Apoyar a equipo jurídico de Unidad Técnica en los seguimientos de documentación, gestiones y alertas relevantes.
- Coordinar reuniones de la Unidad Técnica de Proyecto, procurando programar citaciones, registro de reservas de salas de reunión, tiempos y recursos necesarios, de acuerdo con las indicaciones del ITOS y en coordinación con otros requerimientos del Departamento de Gestión de Proyectos y sus Unidades.
- Elaborar y manejar datos de contacto de las diferentes personas relacionadas con la Unidad.
- Apoyar al ITOS y la Unidad Técnica en la elaboración de oficios, memorandos u otros documentos solicitados.
- Realizar levantamiento periódico de necesidades de insumos y equipamiento necesario para el desarrollo de las actividades de la Inspección Técnica de acuerdo con instrucciones del ITOS, para su programación anual como para proceso de adquisiciones.
- Coordinar y realizar seguimiento de plan de compras con encargados de adquisiciones de la DGP.
- Coordinar acciones comunes, información y documentación a través de los canales establecidos, con el/la Asistente Técnico de otros contratos bajo la supervisión de la Unidad Técnica de Ejecución de Proyectos (UTEP).
- Reemplazar cuando se requiera las funciones críticas cuando corresponda a asistente técnico del contrato “Construcción Hospital Provincia Cordillera de Puente Alto”.
- Otras tareas que sean asignadas por el ITOS y Jefe de Oficina Técnica, en el ámbito de sus funciones.

**CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS**
- Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Manejo Aplicativo Google Workspace.
- Manejo de documentación y carpetas en Google Drive.
- Manejo de sistemas de gestión documental.
- Conocimientos sobre procedimientos administrativos utilizada en el sector público.
- Conocimientos en el área de Recursos Humanos.
- Conocimientos en el área de gestión administrativa y documental.

**HABILIDADES**

1. Habilidades Interpersonales (HI)
- Se relaciona con buen trato.
- Se comunica efectivamente.
- Favorece un clima laboral armónico.

2. Probidad y conducta Ética (PCE)
- Respeto por la autoridad y apego a normas.
- Antepone el interés institucional por el propio.
- Resguarda la confidencialidad de la información.

3. Orientación de Servicio (OS)
- Identifica necesidades oportunamente.
- Entrega un servicio oportuno.
- Entrega un servicio de calidad.
- Trabajo en Equipo.
- Colabora y coopera activamente.
- Se coordina con