Asistente Administrativo y Ventas

Encargado de la emisión de DTE´s electrónicos: facturas, guías de despacho, notas de crédito, notas de débito, boletas de venta y servicio, así como otros documentos administrativos necesarios y mantendrá ordenada y organizada toda la documentación que haya sido impresa. Realizará el proceso de aseguramiento de facturas de venta con la empresa aseguradora con la que el empleador trabaja e informará a Gerencia cuando alguna venta haya sido rechazada por la aseguradora. Creación, modificación y atención comercial de los clientes nuevos o antiguos de la familia Ripley, Hites, Mesón, Página Web, Paris y cualquier otra familia que se le asigne a su cargo. Al facturar ventas que hayan pasado por algún marketplace asignado a usted, tendrá la obligación de controlar todo el proceso, desde que emite la factura hasta el despacho de la venta. También tendrá que revisar a diario cada plataforma marketplace asignada para verificar que ninguna transacción haya sido anulada/devuelta por el cliente, de presentarse dicha situación, tendrá que realizar el seguimiento hasta que el producto vendido regrese a nuestra bodega y reciba respuesta del estado del producto devuelto por parte del encargado de la bodega Cimex. Recepción de los clientes presenciales que llegan a la oficina. A los clientes que sean nuevos los atenderá y creará en el ERP en la familia Mesón y a los clientes antiguos que estén asociados a algún vendedor de oficina los derivará al vendedor designado en caso de ser necesario. Cobrará ventas realizadas con método de pago tarjeta de débito o crédito utilizando la máquina de cobro vigente (Redelcom, Transbank etc) y velará por el resguardo de dichos equipos, los cuales tendrá que mantener guardados cuando se ausente de su puesto de trabajo. Utilizará el equipo "lector de cheques" para validar que los cheques físicos que recepcione son válidos, este proceso siempre lo hará antes de entregar los documentos a la persona encargada de ingresarlos al sistema ERP. Atenderá a clientes que se comuniquen desde el chat de la página web, desde el whatsapp de la empresa, a los que le escriban a su email y a los que llamen por teléfono, responderá sus consultas, enviará cotizaciones, emitirá la respectiva facturación, etc. Será su obligación poner el timbre de "cancelado" a las facturas emitidas que hayan sido pagadas por los clientes antes de pasarlas a bodega. Dicho timbre es de su responsabilidad y siempre debe permanecer guardado en el cajón de su escritorio. Confeccionará y enviará las cotizaciones solicitadas por los clientes de los vendedores a terreno de la empresa y de ser necesario, apoyará en esta tarea a los vendedores de oficina. En caso de ser necesario, apoyará para realizar la cobranza telefónica y por email. En caso de ser necesario, apoyará en la creación de clientes nuevos solicitados por los vendedores de oficina y modificación de los ya existentes. Responderá el teléfono fijo que se encuentra en recepción y tendrá a su cargo un celular de la empresa el cual será utilizado exclusivamente para fines laborales el cual debe dejar guardado diariamente en su escritorio antes de retirarse. Recibirá la paquetería que llegue a la oficina ya sea de Chilexpress, Correos de Chile, etc y se encargará de entregarla a sus destinatarios de la empresa. Entregará la reportería solicitada a su jefatura, reportería que estará relacionada con las funciones de su cargo. Mantendrá en orden toda la documentación referente a su área de trabajo, ya sean facturas de venta, guías de despacho, notas de ventas, entre otros, teniéndolas al día, por mes y por año. Entre otras tareas relacionadas con su cargo.