Ejecutivo de Cuentas Senior

El ejecutivo de operaciones senior es aquel encargado de la recopilación de antecedentes, seguimiento y entrega de información de operaciones en curso, gestión de trámites adicionales requeridos, entrega de provisión de fondos y verificación de pagos, entre otros, de su cartera de clientes asignada. Se denomina senior a aquel que lleva experiencia en el cargo.

Como enlace principal entre la agencia y los clientes, es de prioridad, mantener comunicaciones oportunas, respaldadas y proactivas con ellos, procurando desempeñarse con los estándares de atención establecidos por la empresa.

Programar, coordinar y hacer seguimiento a todas aquellas actividades referentes al flujo de trabajo de una operación aduanera, considerándose el comienzo de la operación al momento en el que el cliente hace la solicitud, o bien, desde la asignación de un nuevo cliente; y el final cuando la mercancía ha sido entregada sin observaciones, se ha terminado el proceso de cobranza y se hayan finiquitado todas aquellas actividades que se necesitasen a posteridad de la operación.

2.

Dentro del flujo de operaciones, se entenderán como tareas:

a)

Recepcionar de documentación necesaria para la confección de la declaración aduanera y verificar que éstos estén correctos y de ser necesario, solicitar aclaraciones pertinentes.

b)

Entregar de la documentación de forma ordenada al departamento técnico, sin copias innecesarias, y enviar documentación a sucursales cuando corresponda.

c)

Elaborar la provisión de fondos y enviarla al cliente a lo menos 3 días antes del arribo de la nave y 1 día previo si es aéreo. Verificar que los montos utilizados para la confección de esta sean aquellos actualizados y proveídos por contabilidad; como también se confeccione de manera puntual y correlativa a los posibles gastos en los que se incurrirá.

d)

Verificar la recepción de los fondos y enviar copia del depósito al departamento contable para su registro, previo al pago del despacho u otros gastos relacionados a la operación, a menos que el pago previo sin la provisión recibida sea autorizado explícitamente por el agente de aduanas. Los viernes debe verificar que se encuentren todos los pagos de operaciones del fin de semana.

e)

Hacer seguimiento y servir de intermediario para todas aquellas actividades que se deban realizar con terceros, en especial de aquellos vistos buenos que se necesiten previos al arribo de la mercancía.

f)

Ingresar y mantener actualizada la planilla de estatus de operaciones y procurar que esta se suba a la nube de office 365.

g)

Llevar un control de los vencimientos de las declaraciones de régimen suspensivo y DUS 1º mensaje, con sus respectivos abonos y cancelaciones. Procurar que esta información esté disponible en la nube de office 365.

h)

Verificar y hacer seguimiento a las ETA de sus operaciones activas.

i)

En caso de que el cliente no tenga experiencia, procurar asesorarlo en las cuestiones básicas que implican una operación, como asegurarse de que el cliente sepa los documentos base necesarios previos al embarque de la carga, que conozca los requisitos fitosanitarios de existir (fumigaciones), y otros requisitos a tiempo.

j) Informar al cliente de los procedimientos de la agencia y procurar que el cliente los cumpla.

k) Entregar documentos para mensajería oportunamente.

l) Indicar de situaciones de real emergencias a los otros departamentos.

m) Escalar inmediatamente situaciones de complejidad.

1. Acogerse a los procedimientos de la empresa en especial, aquellos relacionados con la realización de sus funciones.

1.En cuanto a las comunicaciones con el cliente, es de su responsabilidad mantener al cliente informado y actualizado proactiva y oportunamente de la gestión operativa, en especial en las siguientes situaciones:

a)Cuando haya algún error con la documentación base del despacho o se necesite más información para su elaboración.

b)Cuando se tengan observaciones o preguntas.

c)Cuando se haya iniciado el proceso de confección del despacho o haya sido enviado al departamento técnico, cuando se haya pagado y aceptado el despacho y cuando esté en proceso de desaduanamiento.

d)Actualizaciones a solicitudes de vistos buenos, emisiones de certificados u otros, frente a ente fiscalizadores.

e)Entregar información oportuna sobre gastos especiales que se originen durante el transcurso de la operación.

f)Entregar información oportuna cuando se observe que el cliente se puede acoger a beneficio arancelario, cuando la mercancía se acoja a gravámenes especiales, etc.

g)informar y asesorar al cliente, cuando se requiera, de las formas de proceder habituales relacionadas a las operaciones de importación y exportación de mercancías.

2.Toda información entregada o recibida, acuerdos, decisiones que se hayan tomado con el cliente, queden respaldadas y confirmadas por escrito, aunque estas hayan sido discutidas verbalmente.

3.Todos los intercambios en correo electrónico deben ir con copia al líder de operaciones, gerente de servicios y el agente de aduanas.

4.Es de su responsabilidad llevar un control y seguimiento a las respuestas e inquietudes de su cartera de cliente, procurando responder a la brevedad posible, aunque no se tenga respuesta definitiva al momento de responder. Debe contestar el teléfono o bien, derivar la llamada al asistente cuando no pueda contestarla. Procurar responder a tiempo correos y teléfono.

5.Al finalizar la jornada diaria, es de su responsabilidad revisar los pendientes del día, hacer cierre y programar actividades urgentes o prioritarias para el próximo día hábil.

6.Debe verificar e informar de forma inmediata al agente de aduanas el no cumplimiento de procedimientos o la no realización de actividades durante las operaciones en curso, como, por ejemplo, la no realización de aforos, el olvido de una corrección de BL, etc.

7.Mantener un archivador virtual actualizado con su cartera de clientes vigente, con las fichas correspondientes completas y adjuntando información relevante e indicando la forma de trabajo del cliente.

8.Mantener ordenada y limpia su estación de trabajo, usando los materiales y herramientas que le han sido asignados para este propósito (archivadores, separadores, etc.).

9.Mantener su computador y teléfono con clave de acceso y ordenado. Solicitar ayuda informática cuando sea necesario y procurar seguir con el protocolo de seguridad de la información de la empresa.

10.Hacer traspaso de sus operaciones activas a el/ los reemplazos asignados en caso de periodos de largas ausencia o vacaciones, e informar a cada cliente de esto vía correo, informando del respectivo reemplazo.

11.No entregar información al cliente o compañeros a menos que se esté certero de esta información.

12.Participar en el reemplazo de compañeros cuando sea necesario.

13.Seguir las instrucciones encomendadas por su supervisor y/o los agentes de aduanas.

14.Mantenerse informado y actualizado de los procedimientos, visión y misión, compromiso de calidad, entre otros, de la empresa; acogerse y fomentar los mismos.

15.Prestar apoyo o guía a al equipo de atención al cliente, u otros de otros departamentos que necesiten asesoría.

16.Mantener sus herramientas de trabajo en buen estado y disponibles en todo momento de su jornada laboral.

Tipo de puesto: Tiempo completo

Tipo de puesto: Tiempo completo

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