Asistente Administrativa

hace 1 semana

Santiago, Metropolitana, Chile Phoenix Tower International A tiempo completo

PROPÓSITO:

Responsable de brindar apoyo en recepción y en tareas administrativas para los equipos de Operaciones y Finanzas.

FUNCIONES:

  • Atender a un grupo diverso de personas que llaman y visitantes externos, así como a contactos internos de todos los niveles de la organización.
  • Actuar como enlace con otros departamentos y agencias externas.
  • Coordinar reuniones y conferencias.
  • Gestionar la correspondencia rutinaria y recopilar información confidencial, como documentos oficiales.
  • Realizar tareas como el mantenimiento de registros financieros, la generación de órdenes de compra, cobros y facturación.
  • Apoyar en la gestión de documentación legal y financiera, como la generación de hojas de garantía, entre otras.
  • Apoyar en la recopilación y preparación de documentos para presentar en licitaciones públicas y privadas.
  • Coordinar los gastos de oficina, los suministros de oficina, el alquiler, el mantenimiento y los servicios públicos.
  • Actuar como enlace entre el gerente general y las partes interesadas internas y externas.
  • Redactar, revisar y traducir comunicaciones (inglés/español cuando sea necesario).
  • Servir como primer punto de contacto para consultas y visitantes de la oficina.
  • Mantener actualizadas las listas de contactos y los directorios corporativos.
  • Apoyar en asuntos confidenciales, garantizando la discreción y la profesionalidad.

Estas funciones de trabajo son representativas de las tareas realizadas por los titulares. La lista no es exhaustiva; los titulares realizan otras tareas relacionadas.

CONDICIONES DE LA POSICIÓN Y DEMANDAS FÍSICAS:

La posición trabaja en un entorno de oficina normal. Se requiere estar de pie, sentarse y caminar diariamente. El rol implica uso constante de computadora, participación en reuniones virtuales y ocasionalmente presenciales.

REQUERIMIENTOS:

  • Mínimo de 5 años de experiencia administrativa, como asistente administrativo o en un puesto similar, se requiere experiencia en facturación y cobros.
  • Conocimientos de finanzas y contabilidad.
  • Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, presentación y escucha.
  • Habilidades detalladas de organización y planificación.
  • Conocimientos de plataformas como Dynamics o SAP.
  • Dominio de Word, Excel y Outlook.
  • Excelentes habilidades interpersonales.
  • Bilingüe; inglés y español.

Es política y práctica de esta Compañía prohibir cualquier forma de discriminación o acoso basado en raza, color, religión, sexo, identidad de género, orientación sexual, estado transgénero, origen nacional, edad, discapacidad, estado militar o veterano, o estado en cualquier grupo protegido por leyes federales, estatales o locales.

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