Ejecutivo Operaciones Senior Agencia de Aduanas

Agencia de Aduanas líder a nivel nacional con más de 33 años de experiencia, enfocada en entregar un servicio de calidad y competente en todo Chile.


Descripción del puesto
Encargado de la recopilación de antecedentes, seguimiento y entrega de información de operaciones en curso, gestión de trámites adicionales requeridos, entrega de provisión de fondos y verificación de pagos, entre otros, de su cartera de clientes asignada. Se denomina senior a aquel que lleva experiencia en el cargo.

Como enlace principal entre la agencia y los clientes, es de prioridad, mantener comunicaciones oportunas, respaldadas y proactivas con ellos, procurando desempeñarse con los estándares de atención establecidos por la empresa.

1.- Programar, coordinar y hacer seguimiento a todas aquellas actividades referentes al flujo de trabajo de una operación aduanera, considerándose el comienzo de la operación al momento en el que el cliente hace la solicitud, o bien, desde la asignación de un nuevo cliente; y el final cuando la mercancía ha sido entregada sin observaciones, se ha terminado el proceso de cobranza y se hayan finiquitado todas aquellas actividades que se necesitasen a posteridad de la operación.

2.- Dentro del flujo de operaciones, se entenderán como tareas:

a) Recepcionar documentación necesaria para la confección de la declaración aduanera y verificar que éstos estén correctos y de ser necesario, solicitar aclaraciones pertinentes.

b) Entregar de la documentación de forma ordenada al departamento técnico, sin copias innecesarias, y enviar documentación a sucursales cuando corresponda.

c) Elaborar la provisión de fondos y enviarla al cliente a lo menos 3 días antes del arribo de la nave y 1 día previo si es aéreo. Verificar que los montos utilizados para la confección de esta sean aquellos actualizados y proveídos por contabilidad; como también se confeccione de manera puntual y correlativa a los posibles gastos en los que se incurrirá.

d) Verificar la recepción de los fondos y enviar copia del depósito al departamento contable para su registro, previo al pago del despacho u otros gastos relacionados a la operación, a menos que el pago previo sin la provisión recibida sea autorizado explícitamente por el agente de aduanas. Los viernes debe verificar que se encuentren todos los pagos de operaciones del fin de semana.

e) Hacer seguimiento y servir de intermediario para todas aquellas actividades que se deban realizar con terceros, en especial de aquellos vistos buenos que se necesiten previos al arribo de la mercancía.

f) Ingresar y mantener actualizada la planilla de estatus de operaciones y procurar que esta se suba a la nube de office 365.

g) Llevar un control de los vencimientos de las declaraciones de régimen suspensivo y DUS 1º mensaje, con sus respectivos abonos y cancelaciones. Procurar que esta información esté disponible en la nube de office 365.

h) Verificar y hacer seguimiento a las ETA de sus operaciones activas.

i) En caso de que el cliente no tenga experiencia, procurar asesorarlo en las cuestiones básicas que implican una operación, como asegurarse de que el cliente sepa los documentos base necesarios previos al embarque de la carga, que conozca los requisitos fitosanitarios de existir (fumigaciones), y otros requisitos a tiempo.

j) Informar al cliente de los procedimientos de la agencia y procurar que el cliente los cumpla.

k) Entregar documentos para mensajería oportunamente.

l) Indicar de situaciones de real emergencias a los otros departamentos.

m) Escalar inmediatamente situaciones de complejidad.

3.-Acogerse a los procedimientos de la empresa en especial, aquellos relacionados con la realización de sus funciones.

1.- mantener al cliente informado y actualizado proactiva y oportunamente de la gestión operativa, desde el principio al final de la operación

2. Toda información entregada o recibida, acuerdos, decisiones que se hayan tomado con el cliente, queden respaldadas y confirmadas por escrito, aunque estas hayan sido discutidas verbalmente.

3. Todos los intercambios en correo electrónico deben ir con copia al líder de operaciones, gerente de servicios y el agente de aduanas.

4. Es de su responsabilidad llevar un control y seguimiento a las respuestas e inquietudes de su cartera de cliente, procurando responder a la brevedad posible, aunque no se tenga respuesta definitiva al momento de responder. Debe contestar el teléfono o bien, derivar la llamada al asistente cuando no pueda contestarla. Procurar responder a tiempo correos y teléfono.

5. Al finalizar la jornada diaria, es de su responsabilidad revisar los pendientes del día, hacer cierre y programar actividades urgentes o prioritarias para el próximo día hábil.

6. Debe verificar e informar de forma inmediata al agente de aduanas el no cumplimiento de procedimientos o la no realización de actividades durante las operaciones en curso, como, por ejemplo, la no realización de aforos, el olvido de una corrección de BL, etc. 7. Mantener un archivador virtual actualizado c