Secretaria/o de Departamento de Ciencias Jurídicas

hace 3 semanas

Provincia de Magallanes Magallanes y Antártica Chilena, Chile UNIVERSIDAD DE MAGALLANES A tiempo completo

LA UNIVERSIDAD DE MAGALLANES, INVITA A LAS(OS) SECRETARIAS(OS) CON EXPERIENCIA EN INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR, A PRESENTAR SUS ANTECEDENTES ACADÉMICOS Y PROFESIONALES PARA OPTAR AL CARGO DE DECRETARIA(O) DE DEPARTAMENTO DE CIENCIAS JURÍDICAS.

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:
NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIA/O DE DEPARTAMENTO DE CIENCIAS JURÍDICAS

DEPENDENCIA: DIRECCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CIENCIAS JURÍDICAS

GRADO: 23 EUS

ESCALAFÓN: ADMINISTRATIVO.

JORNADA: COMPLETA.

2. ANTECEDENTES GENERALES:
Responsable de ejecutar y asistir administrativamente en sus funciones a la Dirección del Departamento de Ciencias Jurídicas y a la Jefatura de la Carrera de Derecho, aplicando técnicas secretariales con el fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde a los objetivos institucionales.

3. REQUISITOS
- Título de secretaria
- 2 años de experiência en labores de secretaria/o, deseable experiência como secretaria/o en Instituciones de Educación Superior.
- Conocimiento en herramientas MS Office, Word y Excel, nível intermedio.
- Disponibilidad inmediata.

3. FUNCIONES
- Respecto a la Dirección del Departamento de Ciencias Jurídicas
- Revisión y análisis de la documentación despachada e ingresada por los distintos departamentos y direcciones, así como organizar su distribución y registro.
- Organización, distribución y archivo permanente de la documentación recepcionada por el departamento.
- Atención expedita de consultas e inquietudes efectuadas por parte de las distintas Direcciones y Departamentos.
- Desarrollo de las actividades propias de la función secretarial:

- Administración de la Agenda de la directora de la carrera de Derecho.
- Redacción de memorándum y resoluciones de las distintas unidades y direcciones.
- Mantención y actualización del archivo digital y físico con la documentación vinculada a la carrera.
- Entrega de respuestas y soluciones oportunas y pertinentes a público interno y externo, derivando a quién corresponda, en los casos necesarios.
- Responsable de gestión de firmas.
- Coordinación y organización de las reuniones del Departamento de Ciencias Jurídicas.
- Coordinación de viajes de profesores visitantes o conferencistas.
- Uso eficiente de Computador (Office) y otros sistemas de comunicación digital.
- Apoyo en las gestiones que se realizan en las plataformas digitales universitarias, tales como; Sistema de Información Administrativo, Intranet, Carga docente, entre otros.
- Respecto a la Jefatura de la Carrera de Derecho
- Apoyar a la Jefatura de Carrera en la coordinación de espacios para la realización de actividades académicas del Departamento, tales como clases, evaluaciones, exámenes, actividades de vinculación con el medio, etc.
- Administración de la Agenda de la Jefatura de la carrera de Derecho.
- Elaboración y propuesta de horario semestral y de calendario de evaluaciones a la Jefatura de Carrera, realizando las coordinaciones horarias con los/as académicos/as y docentes de la carrera de Derecho.
- Citación y verificación de disponibilidad horaria de los profesores para las diversas instancias docentes y académicas a las que son convocados.
- Respecto a académicos/as y docentes de la Carrera de Derecho
- Respecto a estudiantes de la Carrera de Derecho
- Prestar asistencia y/o orientación a los requerimientos de los/as estudiantes de la carrera de Derecho, derivando a quien corresponda en caso de ser necesario.
- Mantener el panel físico de la carrera actualizado para los y las estudiantes, con información que sea instruida por la Dirección o Jefatura.

4. PERFIL REQUERIDO:
° Experiência como secretaria/o universitaria o actividades afines.

° Deseable experiência en cursos de herramientas de Google.

° Conocimiento en herramientas MS Office, Word y Excel.

5. COMPETENCIAS REQUERIDAS

° Capacidad para comprender y satisfacer los requerimientos y necesidades del público interno y externo, proporcionándoles un trato amable, empático y respetuoso.

° Capacidad para manejar, resguardar y proteger con discreción y criterio información personal e institucional.

° Iniciativa y proactividad, como predisposición a actuar de forma anticipada y preventiva en el abordaje de situaciones propias del trabajo de la Dirección del Departamento de Ciencias Jurídicas.

° Orden y Método, capacidad para trabajar de manera ordenada y meticulosa. Implica la habilidad para ser metódico/a y detallista en su labor, intentando evitar errores en su quehacer.

6. IMPORTANTE
- Durante el proceso de selección, los/las postulantes deberán estar dispuestos a participar de una entrevista telemática o presencial, ante una comisión evaluadora conformada para estos fines, además de participar de forma posterior de una entrevista psicolaboral.
- En el caso que las postulaciones no sean convenientes para los intereses institucionales, como consecuencia de la ponderación de los requisitos, y perfil exigido, la UNIVERSIDAD DE

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