Secretaria Administrativa Facturación

Se requiere contratar un Secretario(a) Administrativo(a) para el programa FAE Antofagasta II - Corporacion Acogida.

FUNCIÓN GENERAL:

Administrar procesos de apoyo administrativo y contable del programa territorial, gestionando flujos
documentales técnicos y financieros básicos (rendiciones de gastos, facturación, conciliaciones),
colaborando con la planificación y reporte de intervenciones, asegurando la precisión, oportunidad y
confidencialidad de la información.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Realizar el registro y control diario de ingresos y egresos (aporte financiero del Estado-AFE) del
programa en la plataforma contable institucional y SIS del SNPEN.
2. Procesar rendiciones de gastos mensuales, verificando la correcta codificación contable y adjuntando
documentos respaldatorios (boletas, facturas, contratos, cupón, otros).
3. Conciliar saldos de cuentas bancarias menores y cajas chicas, elaborando cruzamientos de datos con
extractos y reportando diferencias.
4. Gestionar la recepción, escaneo y archivo digital y físico de documentación administrativa, técnica y
contable, asegurando su trazabilidad y respaldo en el repositorio institucional y sistema de información
SIS, en su caso.
5. Coordinar con proveedores los procesos de emisión de notas de débito/crédito y gestionar reembolsos
en caso de desviación financiera.
6. Colaborar en la preparación de información y documentación requerida para auditorías internas y
supervisiones externas, facilitando el acceso al expediente físico y digital.
7. Atender consultas internas sobre procedimientos técnicos, administrativos y financieros, orientando al
equipo de trabajadores y derivando casos complejos.
8. Gestionar mensualmente los registros de activos menores, controlando las altas, bajas y traslados en el
inventario del programa.
9. Emitir reportes semanales o quincenales a la División de Gestión para la preparación de las
remuneraciones mensuales de los trabajadores del programa territorial.
10. Atender a las personas beneficiarias en el momento de ingresar al centro de trabajo, verificando la
comodidad y debida atención, en tiempo y forma.
11. Gestionar las listas de NNA en listas de espera, en listados de atenciones y listado de egresados, en
planillas institucionales y sistema informático.
12. Mantener actualizada la documentación técnica, administrativa y financiera del programa, de
conformidad con los protocolos institucionales, asegurando la trazabilidad de la información y respaldo
correspondiente en la plataforma digital respectiva.
13. Apoyar a las jefaturas del programa territorial, de conformidad con la competencia y labores del ámbito
técnico, administrativo y financiero, confirmando su registro oportuno y realización de las encomiendas.
14. Generar los pagos a proveedores de forma manual cuando así lo amerite la situación, llevando control
de la documentación respaldatoria del gasto.
15. Atender llamadas telefónicas, revisar correos electrónicos y darle tramitación y llevar la
correspondencia interna del programa.
16. Enviar información relevante a la jefatura sobre asuntos relacionados con su competencia o con NNA,
de manera escrita y dentro de un plazo máximo de dos días.

REQUISITOS DEL CARGO

Formación Académica: Enseñanza media completa; Técnico en Administración, Contabilidad o similar
(deseable).
Experiencia: Mínimo 1 año en tareas administrativas o contables en organizaciones.
Habilidades informáticas: Demostrar dominio de aplicaciones de Office, con experiencia en plataformas
SIS, sistema de gestión documental, entre otras.
Conocimientos específicos: Normativa básica de rendición de gastos públicos y privados.
Procedimientos administrativos de orden, archivo y control documental.
Inhabilidades legales: No presentar inhabilidades para trabajar con niños, niñas y adolescentes, ni
encontrarse inscrito en el Registro Nacional de Deudores de Pensiones de Alimentos, lo que deberá
comprobarse mediante los siguientes certificados actualizados al momento de la contratación:
a) Certificado del Registro de Inhabilidades para Trabajar con NNA (SRCeI).
b) Certificado de Antecedentes Especiales para Fines Especiales (SRCeI).
c) Certificado de Maltrato Relevante (SRCeI).
d) Certificado del Registro de Deudores de Alimentos del SRCeI, o declaración jurada notarial.