Medewerker Backoffice

V1_2019 medewerker backoffice

**Functiebeschrijving Medewerker Backoffice**

**IVAGO**

**Identificatie van de functie**:
**Groep / Afdeling : Klantenrelaties Titularis**:
**Functiebenaming (graad): medewerker**
**backoffice**

**Rapporteert aan: zie rapporteringslijst IVAGO**

**Locatie : Proeftuinstraat Datum update v/d beschrijving: 23/10/2019**

**Niveau / Functionele loopbaan: C1-C2-C3. Versie V1_2019
**Doel van de functie**:
Samengevat:
Staat in voor de behandeling van vragen en klachten van IVAGO klanten
Staat in voor het beheer van het IVAGO klantenbestand: bedrijfsafvalklanten en het diftar-klantenbestand
(particuliere aansluitingen met huisvuilcontainers en/of toegangskaarten voor het recyclagepark)
Algemeen:
Past het IVAGO managementsysteem voor kwaliteit, milieu en welzijn toe. Past de visie op samenwerken
binnen IVAGO toe.
Geeft geen leiding.

**Dimensies (indicatief)**:

- Ongeveer 4500 klanten (3200 commerciele

klanten, 250 scholen, 700 appartementen, 350
stadsdiensten e.a.)
- Jaaromzet ca. 4,5 mio EUR
- Ca aansluitingspunten
- Jaarlijks ca 3000 leveringen en wisselingen van

containers
- Verwerken van jaarlijks betalingen

**Resultaatgebieden (gelijke orde van belangrijkheid tenzij anders afgesproken tijdens het**
**functioneren)**:
1. Kent de op de medewerkers van IVAGO toepasselijke regelgeving en/of weet waar deze te raadplegen
zijn. Leeft deze zelf na.

2. Gebruikt de software die in IVAGO nodig is voor de werking.

3. Staat in voor de behandeling en afwerking van vragen en klachten van IVAGO klanten en andere IVAGO

diensten

4. Dienst Diftar:
4.1. Staat in voor het volledige beheer van het Diftar klantenbestand en houdt dit up to date. Dit betekent
o.m. (niet limitatieve lijst)
- Aanmaken betalingsuitnodigingen
- Inlezen en verwerken van betalingen
- Aanmaken en verwerken van domicilieringen
- Aanmaken en verwerken van terugbetalingen
- Inplannen en registreren van leveringen en omruilingen van containers
- Aanmaken en versturen van toegangskaarten
- Aanmaken van klanten in het klantenbestand
- Klantgegevens wijzigen: adresgegevens, naam gegevens en communicatiegegevens
- Klachtenbehandeling
- Data cleaning
- Contact met klanten

V1_2019 medewerker backoffice

4.2. Plant en organiseert, in overleg met de manager klantenrelaties en communicatie, verschillende

projecten:

- Sensibiliserings-en responsabiliseringsacties naar verschillende doelgroepen
- Opstart van ondergrondse sorteerpunten
- Staat tevens in voor de administratieve ondersteuning van deze acties.

5. Bedrijfsafval
5.1. Is verantwoordelijk voor het volledige dossier
- en contactbeheer van bedrijfsafvalklanten
- Opmaak van offertes en contracten
- Prospectie van nieuwe klanten
- Administratieve verwerking van contract wijzigingen
- Up to date houden van de gegevens via controles en Data cleaning
- Laten leveren van containers en administratieve opvolging hiervan
- Bestellingen van bedrijfsafval
- en huisvuilzakken registreren en opvolgen
- Laten uitvoeren en rapporteren van ophalingen
- Facturatie
- Klachtenbehandeling
- Contact met klanten / ophaalploegen / magazijn en andere IVAGO diensten
- Optimaliseren van de bedrijfsafvalrondes in samenwerking met planningsdienst
- Opvolgen van klanten onder bestek

5.2. Plant en organiseert, in overleg met de manager klantenrelaties en communicatie, verschillende
sensibiliserings-en responsabiliseringsacties naar verschillende doelgroepen. Staat tevens in voor
de administratieve ondersteuning van deze acties.

6. Continuïteit: Is in het kader van het rechtsbeginsel van de continuïteit van de dienstverlening van IVAGO

inzetbaar binnen IVAGO.

**BPI's: - Belangrijkste Prestatie Indicatoren**

1. Vermijden van klachten door het verschaffen van tijdige en correcte informatie, verhogen van
klanttevredenheid.

2. Dagelijkse verwerking van gegevens.
3. Optimalisatie van de klantenbestanden (bv tijdige verwerking van wijzigingen).

**Competenties**:
**_1. Jobkennis_**_ _
1.1. Is vaardig in informatica
- en smartphonegebruik, heeft een goede basiskennis van de MS Office

pakketten, gebruikt courant mail en de nodige sociale media. Schoolt zich regelmatig bij.
1.2. Kennis van SAP of gelijkaardige ERP-software is een pluspunt en behoort tot de verplichte

opleiding.
1.3. Is taalvaardig: kan zich uitdrukken in correct en verzorgd Nederlands en heeft een basiskennis van

Frans en Engels. Kan klanten op een vriendelijke en professionele manier te woord staan.
1.4. Is cijfermatig sterk, kan zelfstandig verschillende berekeningen maken.
1.5. Blijft op de hoogte van de context waarbinnen IVAGO werkzaam is en volgt de evolutie ervan op.

**2. **_Resultaat
- en veranderingscompetent_**
Staat open voor veranderingen en/of nieuwigheden binnen de functie. Levert de nodige inspanningen om
deze te aan te leren en vervolgens toe te passen. Actualiseert de gebruikte methoden, werkwijzen,
processen, kennis op proactieve en positieve wijze.
Is innovatief, denkt vooruit en streeft steeds na

---